Що таке засвідчена вірна копія в Онтаріо?

Засвідчена вірна копія — це копія документа, яку уповноважена особа порівняла з оригіналом і засвідчила як вірну копію оригіналу, поданого для порівняння.

В Онтаріо нотаріус має передбачені законом повноваження засвідчувати та підтверджувати вірність копії документа. Ці повноваження встановлені законом Онтаріо Notaries Act і також пояснюються на провінційній інформаційній сторінці для нотаріусів.

На практиці ви зазвичай приносите оригінал документа до нотаріуса. Нотаріус оглядає оригінал, порівнює його з копією і, якщо переконається, що копія точно відтворює оригінал, оформлює відповідне засвідчення.

Ця процедура корисна, коли організації потрібне надійне документальне підтвердження, але ви не хочете або не маєте права передавати свій оригінал документа.

Засвідчена вірна копія підтверджує, що копія відповідає оригіналу документа, поданому особі, яка здійснює засвідчення. Вона не підтверджує автоматично, що кожне твердження в оригіналі є правдивим, актуальним, юридично чинним або прийнятним для будь-якої мети.

Що саме засвідчує нотаріус?

Ця відмінність є принципово важливою.

Коли нотаріус засвідчує вірну копію, основне питання зазвичай полягає в такому:

Чи точно ця копія відтворює оригінал документа, який було подано для порівняння?

Зазвичай нотаріус не засвідчує, що:

• кожен факт, зазначений у документі, є правдивим
• організація, що видала документ, не допустила помилки
• документ досі є чинним або строк його дії не закінчився
• особа, яка подає документ, має право використовувати його для певної операції
• організація-одержувач зобов’язана його прийняти
• документ пройшов автентифікацію або апостилювання
• документ має юридичну силу в іншій країні

Цю відмінність легко не помітити, оскільки слова засвідчена вірна копія можуть звучати ширше, ніж їхнє фактичне значення.

Засвідчення копії насамперед є підтвердженням відповідності копії поданому оригіналу.

Що законодавство Онтаріо говорить про засвідчені вірні копії?

Закон Онтаріо Notaries Act надає нотаріусу повноваження засвідчувати та підтверджувати вірність копії документа з урахуванням будь-яких обмежень, що можуть застосовуватися до призначення конкретного нотаріуса.

Уряд Онтаріо також пояснює, що нотаріус може підтверджувати, що копії документів є вірними або справжніми. Нотаріус також має повноваження уповноваженого з прийняття афідевітів, однак ці дві ролі не є тотожними.

Це важливо, оскільки посібник Онтаріо для уповноважених з прийняття афідевітів прямо пояснює, що Commissioners for Taking Affidavits Act сам по собі не надає уповноваженим права засвідчувати вірні копії. У провінційному порівнянні уповноважених і нотаріусів також зазначено, що нотаріуси можуть засвідчувати вірні копії, тоді як уповноважені не мають автоматично таких загальних нотаріальних повноважень.

Саме тому запит на нотаріально засвідчену вірну копію не слід автоматично вважати тим самим, що й запит на прийняття афідевіту уповноваженою особою.

Як виготовляється засвідчена вірна копія?

Точна нотаріальна процедура може відрізнятися залежно від документа та мети його використання, але основний принцип є простим.

1. Ви подаєте оригінал документа. Нотаріусу потрібен надійний оригінал, з яким можна порівняти копію.
2. Копія перевіряється шляхом порівняння з оригіналом. Відповідні сторінки, текст, дати, фотографії, штампи, підписи, печатки та інші видимі елементи порівнюються в необхідному обсязі.
3. Нотаріус визначає, чи відповідає копія поданому оригіналу. Якщо щось відсутнє, змінене, нерозбірливе, обрізане або не відповідає оригіналу, засвідчення може бути недоцільним до усунення проблеми.
4. Оформлюється засвідчення. Нотаріус додає необхідний нотаріальний текст, підпис, дату, печатку та іншу інформацію, що відповідає конкретній нотаріальній дії.

Федеральні імміграційні рекомендації містять корисний приклад цього самого базового поняття простою мовою. Immigration, Refugees and Citizenship Canada описує засвідчену фотокопію як читабельну фотокопію оригіналу документа, яку уповноважена особа після порівняння з оригіналом засвідчила як вірну копію. Див. рекомендації IRCC щодо подання заяви через Express Entry.

Інструкції IRCC зазвичай вимагають, щоб особа, яка засвідчує копію, зазначила назву оригінального документа, дату засвідчення, своє ім’я, посаду та підпис, а також підтвердила, що копія є вірною копією оригіналу.

Чому організації вимагають засвідчені вірні копії?

Існує кілька практичних причин.

Щоб захистити оригінал документа

Деякі оригінальні документи важко, дорого або довго відновлювати.

Паспорт, диплом, документ про громадянство, імміграційний документ, судовий документ, свідоцтво про народження, свідоцтво про шлюб, документ про професійну кваліфікацію або інший офіційний документ може бути таким, який ви не хочете без потреби передавати іншій стороні.

Тому організація-одержувач може дозволити подати засвідчену копію замість того, щоб залишати в себе оригінал.

Щоб створити надійнішу копію

Звичайна фотокопія сама по собі майже нічого не підтверджує. Потенційно будь-хто може зробити фотокопію документа, вилучити сторінку, подати лише частину документа або відтворити зображення, не пояснюючи його походження.

Засвідчення залучає до процесу незалежну уповноважену особу. Така особа порівнює копію з поданим оригіналом і оформлює засвідчення.

Для заяв та адміністративних процедур

Державні відомства, імміграційні програми, навчальні заклади, фінансові організації, органи ліцензування, іноземні органи влади, суди, роботодавці та інші одержувачі іноді можуть вимагати засвідчені копії як частину вимог до документів.

Важливим словом тут є іноді. Завжди слід дотримуватися інструкцій саме для вашої заяви або конкретного одержувача, а не припускати, що засвідчення потрібне в усіх випадках.

Засвідчена вірна копія та звичайна фотокопія

Ці категорії не є взаємозамінними.

Наприклад, засвідчена судом копія, отримана безпосередньо в суді, не є тим самим, що фотокопія, яку згодом засвідчив нотаріус. Rules of Civil Procedure Онтаріо передбачають видачу реєстратором засвідчених копій документів із судової справи у відповідних випадках.

Так само Уряд Канади має окрему процедуру отримання засвідчених вірних копій канадських паспортів та інших проїзних документів. Якщо організація-одержувач прямо вимагає копію, засвідчену Passport Program, не слід автоматично вважати, що нотаріальна копія відповідатиме цій вимозі.

Які документи зазвичай можна засвідчувати як вірні копії в Онтаріо?

До нотаріуса в Онтаріо можна приносити широкий спектр документів для засвідчення копій, якщо нотаріус має належний оригінал для порівняння, а організація-одержувач приймає нотаріально засвідчену копію.

Поширені приклади наведено нижче.

Паспорти та проїзні документи

Копії сторінок паспорта з ідентифікаційними даними належать до документів, які часто потрібні для юридичних, банківських, резидентських, імміграційних, освітніх, ділових або міжнародних цілей.

Однак є важливе уточнення. Уряд Канади також пропонує власну офіційну послугу з отримання засвідчених вірних копій паспортів і проїзних документів.

Тому перед нотаріальним засвідченням копії паспорта уважно перевірте інструкції одержувача.

Запитайте:

• Чи буде прийнята засвідчена копія, зроблена нотаріусом в Онтаріо?
• Чи вимагає організація, щоб засвідчену копію видав саме Canadian Passport Program?
• Чи потрібна сторінка паспорта з підписом?
• Чи потрібні певні сторінки з візами або штампами про в’їзд?
• Чи вимагає одержувач мокру печатку або інший конкретний формат засвідчення?

Правильна відповідь залежить від організації, яка вимагає документ.

Картки постійного резидента та імміграційні документи

Засвідчені копії можуть використовуватися в канадських імміграційних процедурах і процедурах щодо громадянства, якщо відповідні інструкції цього вимагають.

Наприклад, чинний посібник IRCC щодо заяви на картку постійного резидента містить детальні інструкції про те, як виготовляється засвідчена вірна копія та хто може засвідчувати копії.

Інші документи, копії яких можуть знадобитися для імміграційних цілей залежно від конкретної процедури, включають:

• картки постійного резидента
• документи Confirmation of Permanent Residence
• документи Record of Landing
• дозволи на роботу
• дозволи на навчання
• visitor records
• свідоцтва про громадянство
• іноземні документи, що посвідчують особу
• документи цивільного стану

Це не означає, що кожна заява до IRCC вимагає нотаріально засвідчених копій усіх цих документів. У багатьох сучасних заявах використовуються звичайні скановані копії або електронне завантаження. Завжди дотримуйтеся актуального переліку документів і посібника для конкретної програми.

Центральні рекомендації IRCC щодо підтвердних документів демонструють широкий спектр документів, що посвідчують особу та цивільний стан, які можуть використовуватися в імміграційних заявах.

Свідоцтва про народження

Свідоцтво про народження зазвичай можна скопіювати та подати для засвідчення, якщо одержувач приймає нотаріально засвідчену копію.

Однак деякі процедури прямо вимагають оригінал свідоцтва, виданого державним органом, або копію, видану безпосередньо органом реєстрації актів цивільного стану.

Ця відмінність особливо важлива для апостилювання. Рекомендації Онтаріо щодо автентифікації документів включають документи цивільного стану Онтаріо до переліку офіційних документів, які можуть підлягати прямій автентифікації. Тому нотаріально засвідчену фотокопію не слід автоматично використовувати замість документа, виданого державним органом, якщо відповідна процедура апостилювання вимагає саме цей документ.

Свідоцтва про шлюб

Свідоцтва про шлюб також часто вимагаються у справах, пов’язаних з імміграцією, громадянством, сімейними питаннями, пенсіями, спадщиною, банківськими операціями, іноземною реєстрацією та міжнародними документами.

Нотаріально засвідчена копія може бути доречною, якщо одержувач її дозволяє. Однак, як і у випадку зі свідоцтвами про народження, орган може вимагати оригінал свідоцтва або копію, видану безпосередньо державним реєстром.

Ключове питання полягає не просто в тому: Чи можна зробити копію цього документа?

Краще запитати:

У якій формі організація-одержувач вимагає цей документ?

Свідоцтва про смерть

Свідоцтва про смерть можуть знадобитися для оформлення спадщини, пенсій, страхування, банківських питань, справ щодо майна за кордоном, спадкових процедур та інших юридичних або адміністративних цілей.

Засвідчена вірна копія може бути корисною, якщо організація її приймає, а оригінал потрібно зберегти.

Знову ж таки, деякі державні або іноземні процедури можуть вимагати оригінал або свідоцтво, видане реєстром, замість нотаріально засвідченої фотокопії.

Свідоцтва про зміну імені

Документи про зміну імені можуть бути потрібні для пов’язання документів, виданих на різні імена.

Залежно від установи-одержувача, засвідчена вірна копія може вимагатися як підтвердний документ.

Онтаріо має власні процедури щодо офіційних записів про зміну імені через Office of the Registrar General. Якщо прямо вимагається оригінал, виданий державним органом, нотаріальну копію не слід вважати заміною без підтвердження від одержувача.

Водійські посвідчення та провінційні посвідчення особи з фотографією

Копії водійських посвідчень та інших документів, що посвідчують особу і видані державними органами, часто вимагаються для перевірки особи, корпоративних, фінансових, професійних, спадкових, іноземних та адміністративних цілей.

Якщо одержувач вимагає засвідчену копію замість оригіналу, нотаріус може порівняти поданий фізичний документ, що посвідчує особу, з його копією з урахуванням вимог конкретної операції.

Принесіть саму оригінальну картку, а не лише її фотографію на телефоні.

Свідоцтва про громадянство

Канадські документи про громадянство можуть вимагатися для процедур щодо громадянства, паспорта, іноземного громадянства, спадкування, сімейної реєстрації або інших адміністративних процедур.

Деякі посібники IRCC прямо передбачають процедури засвідчення вірних копій. Наприклад, рекомендації IRCC щодо певних заяв на громадянство для неповнолітніх описують засвідчені вірні копії та уповноважених осіб, які можуть їх засвідчувати.

Інші процедури щодо громадянства можуть мати інші вимоги. Завжди користуйтеся інструкціями для конкретної заяви, яку подаєте.

Освітні ступені та дипломи

Дипломи університетів і коледжів та документи про присвоєння ступеня часто використовуються для:

• працевлаштування
• імміграції
• професійного ліцензування
• реєстрації іноземної освіти
• післядипломного навчання
• працевлаштування за кордоном
• визнання кваліфікації
• процедур апостилювання або автентифікації

Нотаріуса можуть попросити засвідчити копію, якщо подано оригінал диплома або документа про присвоєння ступеня.

Щодо документів державних закладів післясередньої освіти Онтаріо, призначених для використання за кордоном, слід враховувати, що Official Documents Services Онтаріо зазначає: відповідні дипломи, документи про присвоєння ступеня та академічні виписки, видані в Онтаріо з 1 січня 2019 року, можуть підлягати прямій автентифікації без попереднього нотаріального засвідчення.

Це означає, що для певних запитів на апостиль нотаріальне засвідчення може бути непотрібним, хоча той самий диплом може належним чином засвідчуватися нотаріусом для іншої мети.

Академічні виписки

Академічні виписки потребують особливої уваги, оскільки навчальні заклади та організації з оцінювання кваліфікацій часто мають власні правила.

Одержувач може вимагати:

• оригінал академічної виписки в запечатаному конверті
• академічну виписку, надіслану безпосередньо навчальним закладом
• офіційну академічну виписку, передану електронним способом
• засвідчену вірну копію
• нотаріально засвідчену копію
• апостильований оригінал або відповідний документ державного закладу післясередньої освіти

Не припускайте, що нотаріальне засвідчення замінює спосіб надсилання, якого вимагає навчальний заклад.

Судові документи

Судові накази, рішення, свідоцтва про розлучення та інші судові документи можуть вимагатися для судових проваджень, повторного шлюбу, імміграції, іноземної реєстрації, спадкових справ, примусового виконання або міжнародного використання.

Іноді нотаріально засвідчена копія є прийнятною. В інших випадках одержувач може вимагати засвідчену судом копію, видану реєстратором.

Rules of Civil Procedure Онтаріо містять окрему процедуру отримання засвідчених копій документів із судових справ. Правила автентифікації Онтаріо також розрізняють документи, видані судом, які можна автентифікувати безпосередньо, та старіші документи, які можуть потребувати нотаріального засвідчення.

Наприклад, Онтаріо зазначає, що документи, видані Superior Court of Justice або Ontario Court of Justice 10 липня 2023 року або пізніше, можуть належати до категорій документів, які підлягають автентифікації без нотаріального засвідчення, за умови дотримання чинних вимог.

Довіреності

Копії довіреностей можуть вимагатися банками, іноземними органами влади, членами сім’ї, державними органами, фахівцями з нерухомості, підприємствами, адвокатами або іншими організаціями.

Нотаріуса можуть попросити засвідчити копію поданого оригіналу.

Однак це не підтверджує, що довіреність є юридично чинною, досі діє, належним чином складена, достатня для запропонованої операції або прийнятна в іншій країні.

Одержувач може вимагати оригінал, нотаріально засвідчену копію, автентифікований або апостильований документ, нещодавно виданий документ, додаткове підтвердження повноважень або юридичну консультацію щодо цього документа.

Корпоративні документи

Від підприємств можуть вимагати засвідчені копії корпоративних або організаційних документів, таких як:

• установчі документи корпорації
• свідоцтва про реєстрацію корпорації
• корпоративні рішення
• реєстри або витяги
• документи партнерства
• комерційні договори
• документи про право підпису
• корпоративні довіреності

Належний вид засвідчення залежить від того, що вимагає одержувач і який оригінал або офіційне джерело доступне для порівняння.

Правила автентифікації Онтаріо окремо визнають певні документи Ontario Business Registry та Business and Personal Property Branch такими, що можуть підлягати прямій автентифікації за умови дотримання відповідних критеріїв.

Контракти та угоди

Копію підписаного контракту або угоди іноді можна засвідчити, якщо оригінал доступний для порівняння.

Однак засвідчення стосується лише відповідності копії поданому оригіналу. Воно не означає, що нотаріус дійшов висновку про можливість примусового виконання контракту, його повноту, справедливість, юридичну чинність або придатність для ваших обставин.

Професійні ліцензії та сертифікати

Професійні ліцензії, свідоцтва про членство та документи про професійну кваліфікацію іноді вимагаються роботодавцями, регуляторами, органами ліцензування та іноземними установами.

Засвідчена копія може бути доречною, якщо організація-одержувач її дозволяє.

Деякі регулятори натомість вимагають підтвердження безпосередньо від організації, яка видала документ, тому спочатку слід перевірити вимоги одержувача.

Іноземні документи

Нотаріуса в Онтаріо можуть попросити засвідчити копії документів, первісно виданих за межами Канади, якщо подано належний оригінал і запитувана нотаріальна дія дозволена.

Однак іноземні документи створюють додаткові питання:

• Чи приймає одержувач засвідчення нотаріусом в Онтаріо?
• Чи потрібен переклад документа?
• Чи потрібна автентифікація або апостиль у країні, яка видала оригінал?
• Чи саме канадське нотаріальне засвідчення має згодом пройти автентифікацію?

Official Documents Services Онтаріо зазначає, що документи, видані за межами Канади, як правило, не підлягають автентифікації Онтаріо як іноземні офіційні документи. Вказано обмежений виняток щодо нотаріального засвідчення в Онтаріо підписів на документах, виданих за кордоном. Тому походження документа має велике значення під час планування міжнародної процедури.

Засвідчена копія — це не те саме, що підтвердження справжності оригіналу

Цей момент потребує особливої уваги.

Нотаріус, який порівнює оригінал документа з фотокопією, може засвідчити, що фотокопія є вірною копією поданого документа.

Це не обов’язково те саме, що незалежна перевірка оригіналу в організації, яка його видала.

Наприклад, якщо подано диплом, засвідчення копії зазвичай не означає, що нотаріус зв’язався з університетом і підтвердив дані про випускника.

Якщо подано документ, що посвідчує особу, засвідчення його копії не означає автоматично, що нотаріус незалежно перевірив дані в державній базі органу, який видав документ.

Якщо подано контракт, засвідчення не підтверджує, що кожен підпис в оригіналі був поставлений належним чином, якщо це окремо не встановлено за відповідною процедурою.

Ця відмінність допомагає пояснити, чому деякі організації вимагають надсилання документів безпосередньо органом, що їх видав, замість прийняття нотаріально засвідченої копії.

Засвідчена вірна копія та нотаріально засвідчений документ

Люди часто використовують вислів нотаріально засвідчений документ для позначення кількох абсолютно різних послуг.

Нотаріально засвідчений документ може означати:

• засвідчену вірну копію
• документ, підпис на якому був засвідчений нотаріусом
• афідевіт, прийнятий нотаріусом
• декларацію, зроблену перед нотаріусом
• інший документ, що супроводжується нотаріальним посвідченням

Тому інструкція, яка лише говорить «будь ласка, нотаріально засвідчіть це», може бути недостатньо конкретною.

Перед прийомом уточніть в організації-одержувача, що саме вона очікує від нотаріуса засвідчити.

Засвідчена вірна копія та афідевіт

Засвідчена вірна копія та афідевіт виконують різні функції.

Посібник Онтаріо для уповноважених пояснює окрему процедуру щодо афідевітів, декларацій та урочистих підтверджень.

Чи може уповноважений з прийняття афідевітів засвідчити вірну копію в Онтаріо?

Не слід цього припускати.

Офіційний посібник Онтаріо для уповноважених зазначає, що Commissioners for Taking Affidavits Act сам по собі не надає уповноваженим права засвідчувати вірні копії. У ньому уповноваженим, які мають намір засвідчувати копії, рекомендується переконатися, що вони мають окремі законні повноваження для цього.

Чинне порівняння уповноважених і нотаріусів в Онтаріо є ще прямішим: уповноважені загалом не можуть нотаріально засвідчувати документи або засвідчувати вірні копії лише в силу свого статусу уповноважених, тоді як нотаріус може засвідчувати вірні копії в межах своїх повноважень.

Це важливо, коли організація-одержувач прямо вимагає нотаріально засвідчену вірну копію.

Що IRCC має на увазі під засвідченою фотокопією?

IRCC часто надає одне з найчіткіших практичних визначень.

У чинних імміграційних рекомендаціях засвідчена фотокопія описується як читабельна фотокопія, яку уповноважена особа порівняла з оригіналом і засвідчила як вірну копію.

Залежно від конкретної програми IRCC інструкції можуть вимагати від особи, яка засвідчує копію, зазначити таку інформацію:

• твердження, що копія є вірною копією оригіналу
• назву оригінального документа
• дату засвідчення
• ім’я особи, яка засвідчує
• офіційну посаду або титул особи, яка засвідчує
• підпис особи, яка засвідчує

Прикладами чинних матеріалів IRCC, що містять інструкції щодо засвідчених копій, є рекомендації щодо подання заяви через Express Entry, посібник щодо PR Card, посібник щодо дозволу на навчання та посібник щодо дозволу на роботу.

Однак вимоги IRCC суттєво відрізняються залежно від типу заяви. Загальне визначення з одного посібника ніколи не повинно замінювати перелік документів для заяви, яку ви фактично подаєте.

Чи потрібно засвідчувати кожну сторінку?

Це залежить від документа та вимог одержувача.

Якщо документ містить інформацію на кількох сторінках, одержувач може очікувати повний документ, а не засвідчення лише однієї вибраної сторінки.

Приклади:

• багатосторінкові імміграційні документи
• багатосторінкові контракти
• судові накази
• академічні виписки
• довіреності
• корпоративні документи
• паспорти, якщо потрібні конкретні сторінки

Не вилучайте сторінки лише тому, що вони здаються неважливими, якщо організація-одержувач не підтвердила, що потрібна тільки конкретна сторінка.

Неповна копія може створити плутанину щодо того, що саме було засвідчено.

Чи можна засвідчити скриншот, фотографію з телефону або скан як вірну копію?

Це складніше, ніж засвідчення звичайної фотокопії фізичного оригіналу.

Якщо у вас є лише:

• скриншот
• фотографія на телефоні
• PDF-файл, отриманий електронною поштою
• завантажений документ
• запис з онлайн-порталу
• скановане зображення оригіналу, якого у вас немає

може не бути фізичного оригіналу, доступного для традиційного порівняння оригіналу з копією.

Правильний підхід залежить від характеру електронного документа, джерела, за яким його можна перевірити, можливості нотаріуса здійснити запитуване засвідчення та вимог організації-одержувача.

Для міжнародної автентифікації формат документа, паперовий чи електронний, також може мати вирішальне значення. Official Documents Services Онтаріо наразі зазначає, що для автентифікації потрібна паперова копія і що електронні документи у цифровому форматі не автентифікуються за цією процедурою.

Global Affairs Canada також встановлює вимоги до формату документів і підписів для федеральної автентифікації.

Якщо ваш документ існує лише в електронному вигляді, надішліть його нотаріусу заздалегідь і поясніть, звідки він походить, замість того щоб припускати, що роздруківку автоматично можна засвідчити точно так само, як фізичний оригінал.

Чи можна засвідчити ламінований документ?

Ламінований оригінал іноді все ще можна візуально порівняти з фотокопією, але питання про те, чи буде прийняте запитуване засвідчення або подальша процедура, є окремим.

Це особливо важливо, якщо документ використовуватиметься за кордоном.

Чинні вимоги Global Affairs Canada щодо автентифікації зазначають, що певні документи, зокрема ламіновані, не можуть бути автентифіковані в межах федеральної процедури.

Тому, якщо ваша засвідчена копія є частиною майбутньої процедури апостилювання, автентифікації або легалізації, повідомте про це нотаріуса до початку оформлення.

Чи має засвідчена вірна копія строк дії?

Не існує єдиного універсального строку дії для всіх засвідчених вірних копій.

Організація-одержувач може встановлювати власні вимоги щодо давності документа.

Наприклад, одержувач може вимагати:

• копію, засвідчену протягом останніх трьох місяців
• нещодавно виданий корпоративний документ
• чинну професійну ліцензію
• документ, що посвідчує особу, строк дії якого не закінчився
• нещодавню довідку про несудимість
• нещодавно виданий документ цивільного стану

Той факт, що нотаріальне засвідчення містить дату, не означає, що кожен одержувач зобов’язаний приймати його безстроково.

Засвідчена копія може точно відтворювати оригінал, який згодом втратив чинність, був анульований, замінений або застарів.

Завжди перевіряйте, чи встановив одержувач часові обмеження.

Чи залишає нотаріус ваш оригінал документа?

Під час стандартного особистого прийому для засвідчення вірної копії оригінал зазвичай подається для огляду та порівняння. Метою процедури зазвичай не є постійне зберігання вашого оригіналу нотаріусом.

Водночас процедури можуть відрізнятися, особливо коли йдеться про додаткові послуги, обов’язки щодо ведення записів, переклад, підготовку до апостилювання або оформлення поштою.

Якщо вас турбує необхідність залишити важливий оригінал, уточніть процедуру до прийому.

Що потрібно взяти із собою на прийом для засвідчення вірної копії?

Підготовка зазвичай проста, але правильний комплект документів допоможе уникнути затримок.

1. Принесіть оригінал документа

Це найважливіший документ.

Для традиційного засвідчення вірної копії принесіть фактичний оригінал документа, який потрібно скопіювати та засвідчити.

Фотокопія фотокопії зазвичай не дозволяє нотаріусу засвідчити її як вірну копію оригіналу, якого нотаріус ніколи не бачив.

2. Принесіть усі відповідні сторінки

Якщо документ має кілька сторінок, принесіть документ повністю.

Не припускайте, що важливою є лише сторінка з вашим ім’ям або фотографією.

3. Принесіть чинний документ, що посвідчує особу

Хоча основна дія із засвідчення копії полягає в порівнянні копії з оригіналом, нотаріусу може знадобитися встановити особу клієнта, який замовляє послугу, у межах професійних процедур нотаріуса, конкретної операції або пов’язаних послуг.

Принесіть чинний документ, що посвідчує особу та виданий державним органом, який є прийнятним для прийому.

4. Принесіть інструкції одержувача

Це один із найкращих способів уникнути отримання неправильного виду засвідчення.

Якщо банк, університет, імміграційний орган, орган ліцензування, іноземний адвокат, державна установа, посольство, консульство, суд або інший одержувач надав вам письмові інструкції, принесіть їх.

Навіть одне коротке речення в електронному листі може мати суттєве значення, наприклад:

• «копія має бути нотаріально засвідчена»
• «засвідчено органом, що видав документ»
• «потрібен оригінал документа»
• «лише нотаріус»
• «потрібен апостиль»
• «потрібна мокра печатка»
• «усі сторінки мають бути засвідчені»
• «документ має бути виданий протягом останніх шести місяців»

Це різні вимоги.

5. Повідомте нотаріусу, де буде використовуватися документ

Якщо документ призначений для використання за межами Канади, повідомте країну призначення і, за можливості, назву органу-одержувача.

Країна має значення, оскільки документ згодом може потребувати апостиля, автентифікації, легалізації, перекладу або іншого формального етапу.

6. Принесіть переклад, якщо він потрібен

Якщо документ складений не англійською або французькою мовою і готується для міжнародної процедури, можуть застосовуватися вимоги щодо перекладу.

Рекомендації Онтаріо щодо автентифікації та вимоги Global Affairs Canada щодо автентифікації містять конкретні правила для перекладів, які використовуються у відповідних процедурах.

7. Принесіть потрібну кількість копій

Якщо вам потрібні три окремо засвідчені копії, повідомте про це до початку прийому.

Одержувач може вимагати окремо засвідчену копію, а не звичайну фотокопію вже засвідченої сторінки.

Що робити, якщо у вас немає оригіналу?

Повідомте про це нотаріуса до прийому.

Правильне рішення може залежати від того, якого саме документа бракує.

Можливі варіанти можуть включати отримання:

• нового оригіналу від органу, що видав документ
• свідоцтва, виданого державним органом
• копії, засвідченої судом
• академічної виписки, виданої університетом
• корпоративного документа, виданого реєстром
• нового свідоцтва органу реєстрації актів цивільного стану
• засвідченої вірної копії від Passport Program
• іншого документа, засвідченого органом, що його видав

Чого не слід робити, так це вважати звичайну фотокопію оригіналом лише тому, що справжній оригінал недоступний.

Чи прийнятна чорно-біла копія?

Іноді так, але не завжди.

Важливо, щоб копія точно й розбірливо відтворювала відповідну інформацію та щоб організація-одержувач приймала такий формат.

Колір може мати значення, якщо оригінал містить:

• кольорові печатки
• захисні фонові елементи
• фотографії
• штампи
• примітки
• інформацію з кольоровим кодуванням

Якщо одержувач не зазначив, чи потрібен колір, уточніть це до засвідчення великої кількості документів.

Що робити, якщо оригінал пошкоджений або його важко прочитати?

Засвідчена копія не може відновити інформацію, якої немає в оригіналі.

Якщо оригінал сильно вицвів, порваний, частково закритий, змінений, неповний або нерозбірливий, нотаріусу може бути складно провести надійне порівняння.

У деяких випадках краще отримати новий документ від органу, що його видав, ніж намагатися засвідчити оригінал неналежної якості.

Чи потрібна нотаріальна печатка на засвідченій вірній копії?

Точна форма нотаріального засвідчення залежить від застосовного законодавства, статусу нотаріуса та передбаченого використання документа.

Чинна інформація Онтаріо для нотаріусів пояснює провінційні вимоги щодо нотаріальних підписів і печаток. Ці вимоги стають особливо важливими, якщо документ призначений для автентифікації або апостилювання.

Official Documents Services Онтаріо під час обробки відповідних нотаріально засвідчених документів перевіряє нотаріальні підписи та печатки або штампи за своїми записами.

Федеральні вимоги Global Affairs Canada щодо автентифікації також визначають конкретну інформацію, яка вимагається від нотаріусів, документи яких подаються для федеральної автентифікації.

Якщо міжнародний орган надав конкретний зразок або вимагає мокру печатку, покажіть ці інструкції нотаріусу до засвідчення.

Чи можна апостилювати засвідчену вірну копію?

Потенційно так, але процедура залежить від документа.

Канада приєдналася до Apostille Convention 11 січня 2024 року. Official Documents Services Онтаріо є компетентним органом для відповідних документів Онтаріо.

Для відповідного нотаріально засвідченого документа Онтаріо може автентифікувати підпис і печатку нотаріуса та видати відповідний апостиль або сертифікат автентифікації за умови дотримання чинних правил.

Однак не кожен документ спочатку потрібно нотаріально засвідчувати.

Наразі Онтаріо дозволяє подавати кілька категорій офіційних документів Онтаріо на автентифікацію без попереднього нотаріального засвідчення, зокрема відповідні:

• документи цивільного стану
• документи бізнес-реєстру Онтаріо
• певні документи, видані судами
• дипломи, документи про присвоєння ступеня та академічні виписки державних закладів післясередньої освіти Онтаріо, видані з 1 січня 2019 року

Перш ніж оплачувати засвідчену копію для міжнародного використання, перевірте вимоги Онтаріо щодо автентифікації, щоб з’ясувати, чи не слід натомість подавати ваш документ безпосередньо.

Що апостиль додає до засвідченої копії?

Апостиль має іншу мету, ніж засвідчення вірної копії нотаріусом.

Відповідно до HCCH Apostille Convention, апостиль стосується справжності відповідного офіційного підпису, статусу, в якому діяла особа, що підписала документ, і, де це доречно, ідентичності печатки або штампа.

Корисно розуміти послідовність так:

1. Існує оригінал документа.
2. Нотаріус може засвідчити копію як вірну копію поданого оригіналу.
3. Компетентний орган може автентифікувати відповідний нотаріальний підпис і печатку, якщо це є правильною процедурою для документа.
4. Орган-одержувач вирішує, чи відповідає завершений пакет його вимогам.

Апостиль не перетворює зміст основного документа на державну гарантію кожного твердження, що в ньому міститься.

Коли слід використовувати оригінал замість засвідченої копії?

Використовуйте оригінал, якщо організація-одержувач прямо його вимагає.

До таких ситуацій можуть належати випадки, коли:

• законодавство вимагає оригінал
• державна програма вимагає оригінал свідоцтва
• орган, що видає апостиль, приймає для цієї категорії лише оригінал
• університет вимагає академічну виписку в запечатаному конверті, надіслану безпосередньо навчальним закладом
• суд вимагає оригінал документа для подання
• банк вимагає пред’явлення фізичного оригіналу
• іноземний орган не приймає нотаріально засвідчені копії

Не замінюйте оригінал засвідченою копією лише тому, що засвідчена копія зручніша.

Визначальними є вимоги одержувача.

Коли копія, засвідчена органом, що видав документ, краща за нотаріально засвідчену копію?

Іноді найнадійніша або обов’язкова копія надходить безпосередньо від установи, яка зберігає офіційний запис.

Приклади:

• засвідчена судом копія від судового реєстратора
• академічна виписка, видана безпосередньо університетом
• офіційне свідоцтво органу реєстрації актів цивільного стану
• засвідчена вірна копія від Passport Program
• документ із державного реєстру

Орган, що видав документ, іноді може засвідчити інформацію зі своїх власних реєстрів у спосіб, недоступний нотаріусу.

Нотаріус зазвичай засвідчує відповідність копії поданому оригіналу. Орган, що видав документ, може мати можливість засвідчити його безпосередньо на підставі основного офіційного запису.

Поширені помилки із засвідченими вірними копіями

Принесення лише фотокопії

Якщо ви хочете засвідчити копію шляхом порівняння з оригіналом, принесіть оригінал.

Припущення, що кожен уповноважений є нотаріусом

В Онтаріо це різні ролі. Уповноважений з прийняття афідевітів не має автоматично загальних повноважень відповідно до Commissioners for Taking Affidavits Act засвідчувати вірні копії.

Припущення, що засвідчення підтверджує справжність оригіналу

Засвідчення копії зазвичай не є незалежною перевіркою записів органу, який видав документ.

Припущення, що засвідчення робить документ юридично чинним

Засвідчена копія може точно відтворювати документ, строк дії якого закінчився, який був анульований, містить помилку, не має необхідних підписів або має інший юридичний недолік.

Отримання нотаріально засвідченої копії, коли одержувач вимагає копію, засвідчену органом, що видав документ

Спочатку уточніть вимоги, особливо щодо судових документів, академічних виписок, паспортів і документів цивільного стану.

Неповідомлення про те, що документ використовуватиметься за кордоном

Міжнародне використання може істотно змінити необхідну процедуру.

Припущення, що апостиль автоматично включений

Нотаріус не видає апостиль Онтаріо. Апостиль видає відповідний компетентний орган.

Поширені запитання про засвідчені вірні копії в Онтаріо

Чи може нотаріус засвідчити копію мого паспорта?

Копія паспорта часто потрібна для різних цілей, і нотаріус в Онтаріо може мати можливість засвідчити копію шляхом порівняння з оригіналом. Однак деякі одержувачі прямо вимагають засвідчену копію, видану через Canadian Passport Program. Перед оформленням уточніть, який саме вид копії потрібен.

Чи може нотаріус засвідчити моє водійське посвідчення?

Водійське посвідчення або посвідчення особи з фотографією, видане державним органом, зазвичай можна подати для засвідчення копії, якщо одержувач приймає нотаріально засвідчену копію. Принесіть оригінальну фізичну картку.

Чи може нотаріус засвідчити моє свідоцтво про народження?

Нотаріуса можуть попросити засвідчити копію, якщо подано оригінал свідоцтва. Однак деякі одержувачі або процедури апостилювання можуть натомість вимагати оригінал документа цивільного стану, виданого державним органом. Уточніть вимоги країни або органу призначення.

Чи може нотаріус засвідчити моє свідоцтво про шлюб?

Засвідчення копії може бути можливим, якщо подано оригінал, але державні та іноземні процедури можуть вимагати оригінал або свідоцтво, видане реєстром.

Чи може нотаріус засвідчити мій диплом або документ про присвоєння ступеня?

Диплом або документ про присвоєння ступеня часто подається для послуги із засвідчення копії. Для документів державних закладів післясередньої освіти Онтаріо, призначених для апостилювання, певні відповідні документи, видані з 1 січня 2019 року, можуть підлягати прямій автентифікації Онтаріо без попереднього нотаріального засвідчення.

Чи може нотаріус засвідчити мою університетську академічну виписку?

Можливо, якщо є належний оригінал і одержувач приймає нотаріально засвідчену копію. Однак багато університетів, організацій з оцінювання кваліфікацій і регуляторів вимагають, щоб академічна виписка надсилалася безпосередньо навчальним закладом.

Чи можу я принести фотокопію замість оригіналу?

Для традиційного засвідчення вірної копії нотаріусу потрібен оригінал, з яким порівнюється копія. Якщо оригінал недоступний, спочатку зверніться до нотаріуса, оскільки може знадобитися інший документ або заміна, засвідчена органом, що його видав.

Чи можу я надіслати оригінал нотаріусу електронною поштою?

PDF-файл, надісланий електронною поштою, є електронним документом і не є автоматично тим самим, що фізичний оригінал. Можливість належної перевірки електронного документа та прийнятний вид засвідчення залежать від документа, його джерела та вимог одержувача.

Чи має засвідчена копія бути кольоровою?

Не в усіх випадках. Копія має бути придатною для запитуваного засвідчення та прийнятною для одержувача. Колір може бути важливим, якщо без нього будуть втрачені значущі елементи.

Чи підтверджує засвідчена копія правдивість інформації?

Ні. Вона зазвичай підтверджує, що копія відповідає поданому оригіналу. Вона не підтверджує автоматично кожне твердження в документі.

Чи підтверджує засвідчена копія, що оригінал досі чинний?

Ні. Копія може точно відтворювати документ, строк дії якого закінчився або який інакше застарів.

Чи гарантує засвідчена копія, що її приймуть?

Ні. Організація, яка отримує документ, вирішує, чи відповідає засвідчення її вимогам.

Чи можу я використовувати засвідчену копію за межами Канади?

Можливо. Іноземний одержувач може прийняти засвідчену копію або також вимагати апостиль, автентифікацію, легалізацію, переклад чи інший етап. Уточніть вимоги в іноземного органу-одержувача.

Найкраще запитання перед засвідченням документа

Замість того щоб запитувати лише:

Чи може нотаріус засвідчити цей документ?

запитайте:

Що саме вимагає організація, яка отримуватиме мій документ?

Це запитання допомагає розрізнити:

• звичайну фотокопію
• засвідчену вірну копію
• нотаріально засвідчену вірну копію
• документ, засвідчений органом, що його видав
• оригінал документа
• нотаріально засвідчений підпис
• афідевіт або декларацію
• апостильований документ
• автентифікований документ
• легалізований документ
• засвідчений переклад

Ці послуги вирішують різні завдання.

Практичний контрольний список перед прийомом

Перед прийомом для засвідчення вірної копії перевірте таке:

1. Чи маю я оригінал документа?
2. Скільки засвідчених копій мені потрібно?
3. Чи потрібно копіювати кожну сторінку?
4. Чи вимагає одержувач кольорові копії?
5. Чи вимагає одержувач саме нотаріуса?
6. Чи потрібна натомість копія, засвідчена органом, що видав документ?
7. Чи буде документ використовуватися за межами Канади?
8. Чи потрібен після цього апостиль або автентифікація?
9. Чи потрібен переклад?
10. Чи встановлює одержувач вимогу щодо дати або давності документа?

Така невелика підготовка може допомогти уникнути оплати неправильної послуги або необхідності повторювати процедуру пізніше.

Чому засвідчені вірні копії залишаються корисними в цифровому світі

Дедалі більше заяв подаються в електронному вигляді, і багато організацій приймають скановані копії, завантажені через захищені портали.

Проте засвідчені копії залишаються корисними, оскільки важливі документи й надалі передаються між установами, які їх не видавали та можуть не мати прямого доступу до відповідних офіційних записів.

Традиційна процедура засвідчення копії створює простий ланцюг перевірки:

• подається оригінал документа
• уповноважена особа його оглядає
• копія порівнюється з цим оригіналом
• у засвідченні фіксується факт такого порівняння

Для багатьох операцій це залишається практичним способом зберегти оригінал і водночас надати іншій організації надійнішу копію.

Важливо не те, що кожен документ потребує засвідчення. Важливо, щоб у випадках, коли засвідчена вірна копія дійсно потрібна, засвідчення відповідало фактичним вимогам одержувача.