Что такое заверенная копия в Онтарио?

Заверенная копия — это копия документа, которую уполномоченное лицо сравнило с оригиналом и удостоверило как верную копию оригинала, представленного для сравнения.

В Онтарио нотариус имеет предусмотренные законом полномочия заверять и удостоверять верную копию документа. Эти полномочия установлены в законе Онтарио Notaries Act и также разъясняются на информационной странице провинции для нотариусов.

На практике вы обычно приносите оригинал документа нотариусу. Нотариус проверяет оригинал, сравнивает его с копией и, если убеждается, что копия точно воспроизводит оригинал, оформляет соответствующее заверение.

Этот процесс полезен, когда организации требуется надежное документальное подтверждение, но вы не хотите или не имеете права передавать ей свой оригинал документа.

Заверенная копия подтверждает, что копия соответствует оригиналу документа, представленному лицу, выполняющему заверение. Она не подтверждает автоматически, что каждое утверждение в оригинальном документе является истинным, актуальным, юридически действительным или приемлемым для любой цели.

Что именно заверяет нотариус?

Это принципиально важное различие.

Когда нотариус удостоверяет верную копию, основной вопрос, как правило, заключается в следующем:

Точно ли эта копия воспроизводит оригинал документа, представленного для сравнения?

Как правило, нотариус не удостоверяет, что:

• каждый факт, указанный в документе, является истинным
• организация, выдавшая документ, не допустила ошибки
• документ по-прежнему действителен или срок его действия не истек
• лицо, предъявляющее документ, имеет право использовать его для конкретной сделки
• принимающая организация обязана его принять
• документ прошел аутентификацию или апостилирование
• документ имеет юридическую силу в другой стране

Это различие легко упустить, поскольку выражение заверенная копия может звучать шире, чем его фактическое значение.

Заверение копии прежде всего подтверждает соответствие копии представленному оригиналу.

Что говорит законодательство Онтарио о заверенных копиях?

Закон Онтарио Notaries Act наделяет нотариуса полномочиями заверять и удостоверять верную копию документа с учетом любых применимых ограничений, установленных в отношении назначения данного нотариуса.

Правительство Онтарио также разъясняет, что нотариус может подтверждать, что копии документов являются верными или подлинными копиями. Нотариус также обладает полномочиями уполномоченного по приему аффидевитов, однако эти две функции не являются идентичными.

Это важно, поскольку руководство Онтарио для уполномоченных по приему аффидевитов прямо разъясняет, что Commissioners for Taking Affidavits Act сам по себе не предоставляет таким уполномоченным права заверять верные копии. В провинциальном сравнении полномочий уполномоченных и нотариусов также указано, что нотариусы могут заверять верные копии, тогда как уполномоченные по приему аффидевитов автоматически не обладают такими общими нотариальными полномочиями.

Именно поэтому просьбу о нотариально заверенной копии не следует автоматически считать тем же самым, что и просьбу принять аффидевит.

Как оформляется заверенная копия?

Точная нотариальная процедура может различаться в зависимости от документа и цели его использования, однако основная логика проста.

1. Вы предъявляете оригинал документа. Нотариусу необходим надежный оригинал для сравнения с копией.
2. Копия сверяется с оригиналом. По мере необходимости сравниваются соответствующие страницы, текст, даты, фотографии, штампы, подписи, печати и другие видимые элементы.
3. Нотариус определяет, соответствует ли копия представленному оригиналу. Если что-либо отсутствует, изменено, неразборчиво, обрезано или не соответствует оригиналу, заверение может быть нецелесообразным до устранения проблемы.
4. Оформляется заверение. Нотариус добавляет необходимые нотариальные формулировки, подпись, дату, печать и другую информацию, соответствующую нотариальному действию.

Федеральные иммиграционные инструкции дают полезный пример этого же принципа простым языком. Immigration, Refugees and Citizenship Canada описывает заверенную фотокопию как читаемую фотокопию оригинального документа, которая после сравнения с оригиналом была удостоверена уполномоченным лицом как верная копия. См. инструкции IRCC по подаче заявления через Express Entry.

Инструкции IRCC обычно требуют, чтобы лицо, заверяющее копию, указало наименование оригинального документа, дату заверения, свои имя, должность и подпись, а также подтвердило, что копия является верной копией оригинала.

Почему организации запрашивают заверенные копии?

Для этого существует несколько практических причин.

Чтобы сохранить оригинал документа

Некоторые оригиналы документов сложно, дорого или долго восстанавливать.

Паспорт, диплом, документ о гражданстве, иммиграционный документ, судебный документ, свидетельство о рождении, свидетельство о браке, профессиональное удостоверение или иной официальный документ могут относиться к тем документам, которые вы не хотите без необходимости передавать другим лицам.

Поэтому принимающая организация может разрешить предоставить заверенную копию вместо передачи оригинала.

Чтобы получить более надежную копию

Обычная фотокопия сама по себе почти ничего не подтверждает. Потенциально любой человек может сделать копию документа, удалить страницу, представить только его часть или воспроизвести изображение, не объясняя его происхождение.

Заверение включает в процесс независимое уполномоченное лицо. Это лицо сравнивает копию с представленным оригиналом и оформляет соответствующее заверение.

Для заявлений и административных процедур

Государственные ведомства, иммиграционные программы, образовательные учреждения, финансовые организации, лицензирующие органы, иностранные органы, суды, работодатели и другие получатели иногда могут запрашивать заверенные копии как часть требований к документам.

Ключевое слово здесь — иногда. Всегда следует руководствоваться инструкциями, относящимися именно к вашему заявлению или конкретному получателю, а не предполагать, что заверение требуется во всех случаях.

Заверенная копия и обычная фотокопия

Эти категории не являются взаимозаменяемыми.

Например, заверенная судом копия, полученная непосредственно в суде, — это не то же самое, что фотокопия, которую впоследствии заверил нотариус. Rules of Civil Procedure Онтарио предусматривают выдачу регистратором заверенных копий документов, находящихся в судебном деле, в соответствующих случаях.

Аналогичным образом Правительство Канады применяет собственную процедуру получения заверенных копий канадских паспортов и других проездных документов. Если принимающая организация прямо требует копию, заверенную Passport Program, не следует автоматически предполагать, что нотариально заверенная копия удовлетворит этому требованию.

Какие документы обычно можно заверить как верные копии в Онтарио?

Самые разные документы могут быть представлены нотариусу в Онтарио для заверения копии, если у нотариуса имеется надлежащий оригинал для сравнения и если принимающая организация принимает нотариально заверенную копию.

Ниже приведены распространенные категории документов.

Паспорта и проездные документы

Копии страниц паспорта с идентификационными данными относятся к документам, которые часто требуются для юридических, банковских, резидентских, иммиграционных, образовательных, деловых или международных целей.

Однако существует важное уточнение. Правительство Канады также предлагает собственную официальную услугу по выдаче заверенных копий паспортов и проездных документов.

Поэтому, прежде чем нотариально заверять копию паспорта, внимательно ознакомьтесь с инструкциями получателя.

Уточните:

• Будет ли принята заверенная копия, оформленная нотариусом Онтарио?
• Требует ли организация, чтобы заверенную копию выдала непосредственно канадская Passport Program?
• Нужна ли страница паспорта с подписью?
• Требуются ли определенные страницы с визами или въездными штампами?
• Требует ли получатель оригинальный оттиск печати или иной конкретный формат заверения?

Правильный ответ зависит от организации, запрашивающей документ.

Карты постоянного резидента и иммиграционные документы

Заверенные копии могут использоваться в канадских иммиграционных процедурах и процедурах получения гражданства, если это предусмотрено соответствующими инструкциями.

Например, действующее руководство IRCC по подаче заявления на карту постоянного резидента содержит подробные инструкции о том, как оформляется заверенная копия и кто вправе заверять такие копии.

К другим документам, копии которых могут потребоваться для иммиграционных целей в зависимости от конкретной процедуры, относятся:

• карты постоянного резидента
• документы Confirmation of Permanent Residence
• документы Record of Landing
• разрешения на работу
• разрешения на учебу
• записи о статусе посетителя
• свидетельства о гражданстве
• иностранные удостоверения личности
• документы гражданского состояния

Это не означает, что для каждого заявления в IRCC требуются нотариально заверенные копии всех этих документов. Во многих современных заявлениях используются обычные сканированные копии или электронная загрузка документов. Всегда следуйте актуальному перечню документов и руководству по подаче заявления для вашей конкретной программы.

Центральные инструкции IRCC по подтверждающим документам показывают широкий круг документов, удостоверяющих личность и гражданское состояние, которые могут использоваться в иммиграционных заявлениях.

Свидетельства о рождении

Свидетельство о рождении обычно можно скопировать и представить для заверения, если получатель принимает нотариально заверенную копию.

Однако некоторые процедуры прямо требуют оригинал свидетельства, выданного государственным органом, либо копию, выданную непосредственно органом регистрации актов гражданского состояния.

Это различие особенно важно при получении апостиля. В инструкциях Онтарио по аутентификации документов документы гражданского состояния Онтарио указаны среди публичных документов, которые могут подлежать прямой аутентификации. Поэтому нотариально заверенную фотокопию не следует автоматически использовать вместо государственного документа, если соответствующая процедура апостилирования требует именно документ, выданный государственным органом.

Свидетельства о браке

Свидетельства о браке также часто требуются в иммиграционных процедурах, процедурах получения гражданства, семейных, пенсионных и наследственных вопросах, банковских операциях, иностранной регистрации и международном документообороте.

Нотариально заверенная копия может подойти, если получатель ее допускает. Однако, как и в случае со свидетельствами о рождении, соответствующий орган может вместо этого потребовать оригинал свидетельства или копию, выданную непосредственно государственным реестром.

Ключевой вопрос заключается не просто в том, можно ли сделать копию этого документа?

Более правильный вопрос:

В какой форме принимающая организация требует этот документ?

Свидетельства о смерти

Свидетельства о смерти могут потребоваться для управления наследством, оформления пенсий и страховых выплат, банковских операций, вопросов с иностранным имуществом, наследственных процедур и иных юридических или административных целей.

Заверенная копия может быть полезна, если организация ее принимает и оригинал следует сохранить.

В то же время некоторые государственные или зарубежные процедуры могут требовать оригинал или свидетельство, выданное реестром, вместо нотариально заверенной фотокопии.

Свидетельства о перемене имени

Документы о перемене имени могут потребоваться для установления связи между записями, оформленными на разные имена.

В зависимости от требований принимающего учреждения заверенная копия может быть запрошена в качестве подтверждающего документа.

В Онтарио официальные записи о перемене имени оформляются по отдельным процедурам через Office of the Registrar General. Если прямо требуется оригинал, выданный государственным органом, нотариально заверенную копию не следует считать его заменой без подтверждения со стороны получателя.

Водительские удостоверения и провинциальные удостоверения личности с фотографией

Копии водительских удостоверений и других документов, удостоверяющих личность и выданных государством, часто запрашиваются для проверки личности, корпоративных, финансовых, профессиональных, наследственных, иностранных и административных целей.

Если получатель требует заверенную копию вместо оригинала, нотариус может сравнить представленное физическое удостоверение личности с копией с учетом требований конкретной сделки.

Принесите саму оригинальную карточку, а не только ее фотографию на телефоне.

Свидетельства о гражданстве

Канадские документы о гражданстве могут требоваться для процедур получения гражданства, паспорта, иностранного гражданства, наследования, семейной регистрации и других административных процедур.

Некоторые руководства IRCC прямо предусматривают процедуры использования заверенных копий. Например, инструкции IRCC для некоторых заявлений на гражданство несовершеннолетних описывают заверенные копии и лиц, уполномоченных их заверять.

Другие процедуры, связанные с гражданством, могут предусматривать иные требования. Всегда следуйте инструкциям для конкретного подаваемого заявления.

Дипломы и документы о присвоении степени

Университетские и колледжные дипломы и документы о присвоении степени часто используются для:

• трудоустройства
• иммиграции
• профессионального лицензирования
• регистрации иностранного образования
• обучения в магистратуре или аспирантуре
• международного трудоустройства
• признания квалификации
• процедур апостилирования или аутентификации

Нотариуса могут попросить заверить копию при предъявлении оригинала диплома или документа о присвоении степени.

Что касается документов государственных высших учебных заведений Онтарио для использования за рубежом, следует учитывать, что Official Documents Services Онтарио указывает: соответствующие требованиям документы о присвоении степени, дипломы и академические выписки, выданные государственными высшими учебными заведениями Онтарио с 1 января 2019 года, могут подлежать прямой аутентификации без предварительного нотариального заверения.

Это означает, что для некоторых запросов на апостиль нотариальное заверение может быть не нужно, даже если тот же диплом может быть надлежащим образом нотариально заверен для другой цели.

Академические выписки

С академическими выписками требуется особая осторожность, поскольку образовательные учреждения и организации по оценке квалификации часто устанавливают собственные правила.

Получатель может потребовать:

• оригинал академической выписки в запечатанном конверте
• академическую выписку, направленную непосредственно образовательным учреждением
• официальную академическую выписку, переданную в электронном виде
• заверенную копию
• нотариально заверенную копию
• апостилированный оригинал или соответствующий требованиям документ государственного высшего учебного заведения

Не следует предполагать, что нотариальное заверение заменяет способ передачи документа, установленный учебным заведением.

Судебные документы

Судебные приказы, решения, свидетельства о разводе и другие судебные документы могут требоваться для судебных разбирательств, повторного вступления в брак, иммиграции, иностранной регистрации, наследственных вопросов, исполнения решений или международного использования.

Иногда нотариально заверенная копия является приемлемой. В других случаях получатель может потребовать копию, заверенную судом и выданную регистратором.

Rules of Civil Procedure Онтарио предусматривают специальную процедуру получения заверенных копий документов из судебных дел. Правила Онтарио об аутентификации также различают судебные документы, которые могут быть аутентифицированы напрямую, и более старые документы, для которых может потребоваться нотариальное заверение.

Например, Онтарио указывает, что судебные документы, выданные Superior Court of Justice или Ontario Court of Justice 10 июля 2023 года или позднее, могут относиться к категориям документов, подлежащих аутентификации без нотариального заверения, при соблюдении действующих требований.

Доверенности

Копии доверенностей могут запрашиваться банками, иностранными органами, членами семьи, государственными учреждениями, специалистами по недвижимости, компаниями, юристами или другими организациями.

Нотариуса могут попросить заверить копию представленного оригинала.

Однако это не подтверждает, что доверенность является юридически действительной, продолжает действовать, правильно составлена, достаточна для предполагаемой сделки или приемлема в другой стране.

Получатель может потребовать оригинал, нотариально заверенную копию, аутентифицированный или апостилированный документ, недавно оформленный документ, дополнительные доказательства полномочий либо юридическую консультацию относительно данного документа.

Корпоративные документы

От компаний могут потребовать заверенные копии корпоративных или организационных документов, таких как:

• учредительные документы корпорации
• свидетельства о регистрации корпорации
• корпоративные резолюции
• реестры или выписки из них
• документы партнерства
• деловые соглашения
• документы, подтверждающие право подписи
• корпоративные доверенности

Подходящий вид заверения зависит от требований получателя и от того, какой оригинал или официальный источник доступен для сравнения.

Правила Онтарио об аутентификации отдельно предусматривают, что определенные документы Ontario Business Registry и Business and Personal Property Branch могут подлежать прямой аутентификации при соблюдении соответствующих критериев.

Контракты и соглашения

Копия подписанного контракта или соглашения иногда может быть заверена, если оригинал доступен для сравнения.

Однако заверение касается только соответствия копии представленному оригиналу. Оно не означает, что нотариус пришел к выводу, что контракт подлежит принудительному исполнению, является полным, справедливым, юридически действительным или подходящим для ваших обстоятельств.

Профессиональные лицензии и сертификаты

Профессиональные лицензии, свидетельства о членстве и документы о профессиональной квалификации иногда требуются работодателями, регулирующими органами, лицензирующими органами и иностранными учреждениями.

Заверенная копия может быть подходящим вариантом, если принимающий орган ее допускает.

Некоторые регулирующие органы вместо этого требуют подтверждение непосредственно от организации, выдавшей документ, поэтому сначала следует проверить требования получателя.

Иностранные документы

Нотариуса в Онтарио могут попросить заверить копии документов, первоначально выданных за пределами Канады, если представлен надлежащий оригинал и запрашиваемое нотариальное действие разрешено.

Однако иностранные документы вызывают дополнительные вопросы:

• Принимает ли получатель заверение нотариусом Онтарио?
• Требуется ли перевод документа?
• Требуется ли аутентификация или апостиль в стране, выдавшей оригинал?
• Является ли именно канадское нотариальное заверение той частью документа, которая впоследствии должна быть аутентифицирована?

Official Documents Services Онтарио указывает, что документы, выданные за пределами Канады, как правило, не подлежат аутентификации в Онтарио в качестве иностранных публичных документов. Указано ограниченное исключение, связанное с нотариальным удостоверением в Онтарио подписей на документах иностранного происхождения. Поэтому происхождение документа имеет большое значение при планировании международной процедуры.

Заверение копии не равнозначно подтверждению подлинности оригинала

Этот момент заслуживает особого внимания.

Нотариус, сравнивающий оригинал документа с фотокопией, может удостоверить, что фотокопия является верной копией представленного документа.

Это не обязательно равнозначно независимой проверке оригинала в организации, которая его выдала.

Например, если представлен диплом, заверение его копии обычно не означает, что нотариус связывался с университетом и подтверждал сведения о выпускнике.

Если представлен документ, удостоверяющий личность, заверение копии не означает автоматически, что нотариус независимо проверил его по базе данных государственного органа, выдавшего документ.

Если представлен контракт, заверение не подтверждает, что каждая подпись в оригинале была поставлена надлежащим образом, если это не установлено отдельно в рамках соответствующей процедуры.

Это различие помогает понять, почему некоторые организации требуют, чтобы документы направлялись непосредственно организацией, которая их выдала, а не принимают нотариально заверенные копии.

Заверенная копия и нотариально заверенный документ

Люди часто используют выражение нотариально заверенный документ для обозначения нескольких совершенно разных услуг.

Под нотариально заверенным документом может подразумеваться:

• заверенная копия
• документ, подпись на котором была засвидетельствована нотариусом
• аффидевит, принятый нотариусом
• официальное заявление, сделанное перед нотариусом
• другой документ, сопровождаемый нотариальным свидетельством

Поэтому указание только «пожалуйста, заверьте это нотариально» может быть недостаточно конкретным.

До приема уточните у принимающей организации, что именно она ожидает от нотариуса.

Заверенная копия и аффидевит

Заверенная копия и аффидевит выполняют разные функции.

Руководство Онтарио для уполномоченных по приему аффидевитов разъясняет отдельную процедуру для аффидевитов, заявлений и торжественных заверений.

Может ли уполномоченный по приему аффидевитов заверить верную копию в Онтарио?

Не следует исходить из того, что может.

Официальное руководство Онтарио для уполномоченных указывает, что Commissioners for Taking Affidavits Act сам по себе не предоставляет уполномоченным права заверять верные копии. В нем рекомендуется уполномоченным, которые намерены заверять копии, убедиться, что у них имеются отдельные законные полномочия для этого.

Действующее сравнение полномочий уполномоченных и нотариусов в Онтарио выражено еще более прямо: уполномоченные по приему аффидевитов, как правило, не вправе нотариально заверять документы или удостоверять верные копии только на основании своего статуса уполномоченного, тогда как нотариус может удостоверять верные копии в пределах своих полномочий.

Это важно, когда принимающая организация прямо требует нотариально заверенную верную копию.

Что IRCC понимает под заверенной фотокопией?

IRCC часто дает одно из наиболее понятных практических определений.

В действующих иммиграционных инструкциях заверенная фотокопия описывается как читаемая фотокопия, которую уполномоченное лицо сравнило с оригиналом и удостоверило как верную копию.

В зависимости от конкретной программы IRCC инструкции могут требовать, чтобы лицо, заверяющее копию, указало такую информацию, как:

• заявление о том, что копия является верной копией оригинала
• наименование оригинального документа
• дата заверения
• имя лица, заверяющего копию
• официальная должность или статус лица, заверяющего копию
• подпись лица, заверяющего копию

Примеры действующих материалов IRCC с инструкциями по заверенным копиям включают руководство по подаче заявления через Express Entry, руководство по карте постоянного резидента, руководство по разрешению на учебу и руководство по разрешению на работу.

Однако требования IRCC существенно различаются в зависимости от типа заявления. Общее определение из одного руководства никогда не должно заменять перечень документов для заявления, которое вы фактически подаете.

Нужно ли заверять каждую страницу?

Это зависит от документа и требований получателя.

Если документ содержит информацию на нескольких страницах, получатель может ожидать полный документ, а не заверение одной выбранной страницы.

Примеры включают:

• многостраничные иммиграционные документы
• многостраничные контракты
• судебные приказы
• академические выписки
• доверенности
• корпоративные документы
• паспорта, если требуются определенные страницы

Не удаляйте страницы только потому, что они кажутся неважными, если принимающая организация не подтвердила, что требуется только определенная страница.

Неполная копия может вызвать путаницу относительно того, что именно было заверено.

Можно ли заверить скриншот, фотографию с телефона или скан как верную копию?

Это сложнее, чем заверение обычной фотокопии физического оригинала.

Если у вас есть только:

• скриншот
• фотография на телефоне
• PDF, полученный по электронной почте
• скачанный документ
• запись из онлайн-портала
• сканированное изображение оригинала, которого у вас нет

физического оригинала для традиционного сравнения оригинала с копией может не быть.

Правильный подход зависит от характера электронной записи, источника, по которому ее можно проверить, способности нотариуса выполнить запрашиваемое заверение и требований принимающей организации.

Для международной аутентификации формат документа, бумажный или электронный, также может иметь решающее значение. Official Documents Services Онтарио в настоящее время указывает, что для аутентификации требуется бумажный экземпляр и что электронные документы в цифровом виде по этой процедуре не аутентифицируются.

Global Affairs Canada также устанавливает требования к формату документов и подписям для федеральной аутентификации.

Если ваш единственный документ существует в электронном виде, заранее отправьте его нотариусу и объясните, откуда он получен, вместо того чтобы предполагать, что распечатку автоматически можно заверить точно так же, как физический оригинал.

Можно ли заверить ламинированный документ?

Ламинированный оригинал иногда все же можно визуально сравнить с фотокопией, однако вопрос о том, будет ли принято запрашиваемое заверение или последующая процедура, является отдельным.

Это особенно важно, когда документ предназначен для использования за рубежом.

Действующие требования Global Affairs Canada к аутентификации указывают, что определенные документы, включая ламинированные документы, не могут быть аутентифицированы в рамках федеральной процедуры.

Поэтому, если заверенная копия является частью будущей процедуры апостилирования, аутентификации или легализации, сообщите об этом нотариусу до начала оформления.

Есть ли срок действия у заверенной копии?

Единого универсального срока действия для всех заверенных копий не существует.

Принимающая организация может устанавливать собственные требования к давности документа.

Например, получатель может потребовать:

• копию, заверенную в течение последних трех месяцев
• недавно выданный корпоративный документ
• действующую профессиональную лицензию
• документ, удостоверяющий личность, с неистекшим сроком действия
• недавнюю справку о несудимости
• недавно выданный документ гражданского состояния

То, что на самом нотариальном заверении указана дата, не означает, что каждый получатель обязан принимать его бессрочно.

Заверенная копия может точно воспроизводить оригинал, который впоследствии утратил силу, был аннулирован, заменен или устарел.

Всегда проверяйте, устанавливает ли получатель временное ограничение.

Оставляет ли нотариус у себя оригинал документа?

При стандартном личном приеме для заверения копии оригинал обычно предъявляется для проверки и сравнения. Как правило, цель процедуры не состоит в том, чтобы нотариус постоянно хранил ваш оригинал.

Тем не менее процедуры различаются, особенно когда задействованы дополнительные услуги, обязанности по ведению записей, перевод, подготовка к апостилированию или оформление по почте.

Если вас беспокоит необходимость оставить важный оригинал, уточните процедуру до приема.

Что следует взять с собой на прием для заверения копии?

Подготовка обычно проста, однако наличие правильных документов поможет избежать задержек.

1. Принесите оригинал документа

Это самый важный документ.

Для традиционного заверения копии принесите сам оригинал документа, с которого необходимо сделать и заверить копию.

Фотокопия фотокопии, как правило, не позволяет нотариусу удостоверить, что она является верной копией оригинала, которого нотариус никогда не видел.

2. Принесите все соответствующие страницы

Если документ состоит из нескольких страниц, принесите полный документ.

Не предполагайте, что имеет значение только страница с вашим именем или фотографией.

3. Принесите действительное удостоверение личности

Хотя основное действие при заверении копии заключается в сравнении копии с оригиналом, нотариусу может потребоваться установить личность лица, запрашивающего услугу, в соответствии с профессиональными процедурами нотариуса, требованиями конкретной сделки или связанных услуг.

Принесите действительное удостоверение личности, выданное государственным органом и приемлемое для данного приема.

4. Принесите инструкции получателя

Это один из лучших способов избежать оформления неправильного вида заверения.

Если банк, университет, иммиграционный орган, лицензирующий орган, иностранный юрист, государственное учреждение, посольство, консульство, суд или иной получатель предоставил вам письменные инструкции, принесите их.

Даже короткая фраза в электронном письме может существенно изменить требования, например:

• «копия должна быть нотариально заверена»
• «заверено органом, выдавшим документ»
• «требуется оригинал документа»
• «только нотариус»
• «требуется апостиль»
• «требуется оригинальный оттиск печати»
• «все страницы должны быть заверены»
• «документ должен быть выдан не более шести месяцев назад»

Это разные требования.

5. Сообщите нотариусу, где будет использоваться документ

Если документ предназначен для использования за пределами Канады, сообщите страну назначения и, по возможности, наименование принимающего органа.

Страна имеет значение, поскольку впоследствии документу может потребоваться апостиль, аутентификация, легализация, перевод или другая формальная процедура.

6. Принесите перевод, если он используется

Если документ составлен не на английском или французском языке и готовится для международной процедуры, могут применяться требования к переводу.

Инструкции Онтарио по аутентификации и требования Global Affairs Canada к аутентификации содержат специальные правила для переводов, используемых в соответствующих процедурах.

7. Принесите необходимое количество копий

Если вам нужны три отдельно заверенные копии, сообщите об этом до начала приема.

Получателю может требоваться отдельная заверенная копия, а не обычная фотокопия уже заверенной страницы.

Что делать, если у вас нет оригинала?

Сообщите об этом нотариусу до визита.

Правильное решение может зависеть от того, какой именно документ отсутствует.

Возможные варианты могут включать получение:

• нового оригинала от органа, выдавшего документ
• свидетельства, выданного государственным органом
• копии, заверенной судом
• академической выписки, выданной университетом
• корпоративного документа, выданного реестром
• нового документа гражданского состояния
• заверенной копии, выданной Passport Program
• другого документа, заверенного органом, который его выдал

Чего не следует делать, так это считать обычную фотокопию оригиналом только потому, что настоящий оригинал недоступен.

Допустима ли черно-белая копия?

Иногда да, но не всегда.

Главный вопрос заключается в том, точно и разборчиво ли копия воспроизводит соответствующую информацию и принимает ли такой формат принимающая организация.

Цвет может иметь значение, если оригинал содержит:

• цветные печати
• защитные фоновые элементы
• фотографии
• штампы
• пометки
• информацию с цветовой кодировкой

Если получатель не указал, требуется ли цветная копия, уточните это до заверения большого количества документов.

Что делать, если оригинал поврежден или плохо читается?

Заверенная копия не может восстановить информацию, отсутствующую в оригинале.

Если оригинал сильно выцвел, порван, частично закрыт, изменен, неполон или неразборчив, нотариусу может быть сложно провести надежное сравнение.

В некоторых случаях получение нового документа от органа, который его выдал, может быть лучше, чем попытка заверить оригинал низкого качества.

Нужна ли нотариальная печать на заверенной копии?

Точная форма нотариального заверения зависит от применимого законодательства, статуса нотариуса и предполагаемого использования документа.

Действующая информация Онтарио для нотариусов разъясняет требования провинции к нотариальным подписям и печатям. Эти требования приобретают особое значение, если документ предназначен для аутентификации или апостилирования.

При обработке соответствующих требованиям нотариально заверенных документов Official Documents Services Онтарио сверяет нотариальные подписи и печати или штампы со своими записями.

Федеральные требования Global Affairs Canada к аутентификации также устанавливают конкретные сведения, которые должны предоставляться нотариусами, чьи документы подаются на федеральную аутентификацию.

Если иностранный орган предоставил конкретный образец или потребовал оригинальный оттиск печати, покажите эти инструкции нотариусу до заверения.

Можно ли поставить апостиль на заверенную копию?

Потенциально да, однако процедура зависит от документа.

Канада присоединилась к Apostille Convention 11 января 2024 года. Official Documents Services Онтарио является компетентным органом для соответствующих требованиям документов Онтарио.

В отношении соответствующего требованиям нотариально заверенного документа Онтарио может аутентифицировать подпись и печать нотариуса и выдать соответствующий апостиль или свидетельство об аутентификации с учетом действующих правил.

Однако не каждый документ следует сначала нотариально заверять.

В настоящее время Онтарио разрешает направлять на аутентификацию без предварительного нотариального заверения несколько категорий публичных документов Онтарио, соответствующих установленным требованиям, включая:

• документы гражданского состояния
• документы бизнес-реестра Онтарио
• определенные документы, выданные судами
• документы о присвоении степени, дипломы и академические выписки государственных высших учебных заведений Онтарио, выданные с 1 января 2019 года

Прежде чем оплачивать заверенную копию для международного использования, ознакомьтесь с требованиями Онтарио к аутентификации, чтобы выяснить, не следует ли вместо этого подать ваш документ напрямую.

Что добавляет апостиль к заверенной копии?

Апостиль выполняет иную функцию, чем заверение копии нотариусом.

Согласно HCCH Apostille Convention, апостиль подтверждает подлинность соответствующей официальной подписи, статус, в котором выступало подписавшее лицо, и, при необходимости, идентичность печати или штампа.

Полезно понимать последовательность следующим образом:

1. Существует оригинальный документ.
2. Нотариус может заверить копию как верную копию представленного оригинала.
3. Компетентный орган может аутентифицировать соответствующую нотариальную подпись и печать, если это правильная процедура для данного документа.
4. Принимающий орган решает, соответствует ли оформленный комплект его требованиям.

Апостиль не превращает содержание исходного документа в государственную гарантию истинности каждого содержащегося в нем утверждения.

Когда следует использовать оригинал вместо заверенной копии?

Используйте оригинал, когда принимающая организация прямо требует его.

Например, это может относиться к ситуациям, когда:

• законодательство требует оригинал
• государственная программа требует оригинал свидетельства
• орган, выдающий апостиль, принимает для этой категории только оригинал
• университет требует академическую выписку в запечатанном конверте, направленную непосредственно учебным заведением
• суд требует подать оригинал документа
• банк требует предъявить физический оригинал
• иностранный орган не принимает нотариально заверенные копии

Не заменяйте оригинал заверенной копией только потому, что заверенную копию удобнее использовать.

Определяющими являются требования получателя.

Когда копия, заверенная органом, выдавшим документ, лучше нотариально заверенной копии?

Иногда наиболее надежная или обязательная копия должна поступать непосредственно из учреждения, которое хранит официальную запись.

Примеры включают:

• копию, заверенную судом и выданную судебным регистратором
• академическую выписку, выданную непосредственно университетом
• официальное свидетельство органа регистрации актов гражданского состояния
• заверенную копию, выданную Passport Program
• документ государственного реестра

Орган, выдавший документ, иногда может подтвердить информацию на основании собственных записей способом, недоступным нотариусу.

Нотариус обычно удостоверяет соответствие копии представленному оригиналу. Орган, выдавший документ, может иметь возможность заверить его непосредственно на основании лежащей в основе официальной записи.

Распространенные ошибки при оформлении заверенных копий

Предъявление только фотокопии

Если вы хотите заверить копию путем сравнения с оригиналом, принесите оригинал.

Предположение, что каждый уполномоченный по приему аффидевитов является нотариусом

В Онтарио это разные функции. Уполномоченный по приему аффидевитов автоматически не обладает общими полномочиями по Commissioners for Taking Affidavits Act заверять верные копии.

Предположение, что заверение подтверждает подлинность оригинала

Заверение копии обычно не является независимой проверкой записей органа, выдавшего документ.

Предположение, что заверение делает документ юридически действительным

Заверенная копия может точно воспроизводить документ, срок действия которого истек, который был аннулирован, содержит ошибку, не имеет необходимых подписей или имеет иной юридический недостаток.

Получение нотариально заверенной копии, когда получателю нужна копия от органа, выдавшего документ

Сначала уточните требования, особенно в отношении судебных документов, академических выписок, паспортов и документов гражданского состояния.

Несообщение о том, что документ будет использоваться за рубежом

Международное использование может существенно изменить необходимую процедуру.

Предположение, что апостиль включен автоматически

Нотариус не выдает апостиль Онтарио. Апостиль выдает соответствующий компетентный орган.

Часто задаваемые вопросы о заверенных копиях в Онтарио

Может ли нотариус заверить копию моего паспорта?

Копия паспорта часто требуется для различных целей, и нотариус Онтарио может иметь возможность заверить копию после сравнения с оригиналом. Однако некоторые получатели прямо требуют заверенную копию, выданную через канадскую Passport Program. Перед оформлением уточните, какой именно вид копии требуется.

Может ли нотариус заверить копию моего водительского удостоверения?

Водительское удостоверение или удостоверение личности с фотографией, выданное государственным органом, обычно может быть предъявлено для заверения копии, если получатель принимает нотариально заверенную копию. Принесите оригинальную физическую карточку.

Может ли нотариус заверить копию моего свидетельства о рождении?

Нотариуса могут попросить заверить копию при предъявлении оригинала свидетельства. Однако некоторые получатели или процедуры апостилирования могут требовать вместо этого оригинал свидетельства о гражданском состоянии, выданного государственным органом. Уточните требования по месту назначения.

Может ли нотариус заверить копию моего свидетельства о браке?

Заверение копии может быть возможным при предъявлении оригинала, однако государственные и иностранные процедуры могут требовать оригинал или свидетельство, выданное реестром.

Может ли нотариус заверить копию моего диплома или документа о присвоении степени?

Диплом или документ о присвоении степени часто предъявляется для заверения копии. Для документов государственных высших учебных заведений Онтарио, предназначенных для апостилирования, некоторые соответствующие требованиям документы, выданные с 1 января 2019 года, могут подлежать прямой аутентификации в Онтарио без предварительного нотариального заверения.

Может ли нотариус заверить мою университетскую академическую выписку?

Возможно, если имеется надлежащий оригинал и получатель принимает нотариально заверенную копию. Однако многие университеты, организации по оценке квалификации и регулирующие органы требуют, чтобы академическая выписка направлялась непосредственно учебным заведением.

Можно ли принести фотокопию вместо оригинала?

Для традиционного заверения верной копии нотариусу нужен оригинал, с которым сравнивается заверяемая копия. Если оригинал недоступен, сначала свяжитесь с нотариусом, поскольку может потребоваться другой документ или заменяющая его копия, заверенная органом, выдавшим документ.

Можно ли отправить оригинал нотариусу по электронной почте?

PDF, полученный по электронной почте, является электронным документом и автоматически не приравнивается к физическому оригиналу. Возможность надлежащей проверки электронной записи и приемлемый вид заверения зависят от документа, его источника и требований получателя.

Должна ли заверенная копия быть цветной?

Универсального требования нет. Копия должна подходить для запрашиваемого заверения и быть приемлемой для получателя. Цвет может быть важен, если без него будут утрачены существенные элементы.

Подтверждает ли заверенная копия истинность содержащейся в документе информации?

Нет. Как правило, она подтверждает, что копия соответствует представленному оригиналу. Она не подтверждает автоматически истинность каждого утверждения в документе.

Подтверждает ли заверенная копия, что оригинал по-прежнему действителен?

Нет. Копия может точно воспроизводить документ с истекшим сроком действия или иной устаревший документ.

Гарантирует ли заверенная копия принятие документа?

Нет. Организация, получающая документ, решает, соответствует ли заверение ее требованиям.

Можно ли использовать заверенную копию за пределами Канады?

Возможно. Иностранный получатель может принять заверенную копию либо дополнительно потребовать апостиль, аутентификацию, легализацию, перевод или другой этап. Уточните требования у иностранного принимающего органа.

Какой вопрос лучше всего задать перед заверением документа

Вместо того чтобы спрашивать только:

Может ли нотариус заверить этот документ?

спросите:

Что именно требует организация, которая будет получать мой документ?

Этот вопрос помогает различать:

• обычную фотокопию
• заверенную копию
• нотариально заверенную верную копию
• документ, заверенный органом, который его выдал
• оригинал документа
• нотариально удостоверенную подпись
• аффидевит или заявление
• апостилированный документ
• аутентифицированный документ
• легализованный документ
• заверенный перевод

Эти услуги предназначены для решения разных задач.

Практический контрольный список перед приемом

Перед посещением нотариуса для заверения копии проверьте следующее:

1. Есть ли у меня оригинал документа?
2. Сколько заверенных копий мне нужно?
3. Нужно ли копировать каждую страницу?
4. Требует ли получатель цветные копии?
5. Требует ли получатель именно нотариуса?
6. Не требуется ли вместо этого копия, заверенная органом, выдавшим документ?
7. Будет ли документ использоваться за пределами Канады?
8. Потребуется ли после этого апостиль или аутентификация?
9. Требуется ли перевод?
10. Устанавливает ли получатель ограничение по дате или давности документа?

Такая небольшая подготовка может помочь избежать оплаты неправильной услуги или необходимости повторять процедуру позже.

Почему заверенные копии остаются полезными в цифровом мире

Все больше заявлений подаются в электронном виде, и многие организации принимают сканированные копии, загруженные через защищенные порталы.

Тем не менее заверенные копии остаются полезными, поскольку важные документы по-прежнему передаются между учреждениями, которые сами их не выдавали и могут не иметь прямого доступа к исходным официальным записям.

Традиционная процедура заверения копии создает простую цепочку проверки:

• предъявляется оригинал документа
• уполномоченное лицо проверяет его
• копия сравнивается с этим оригиналом
• в заверении фиксируется факт такого сравнения

Для многих операций это по-прежнему остается практичным способом сохранить оригинал и одновременно предоставить другой организации более надежную копию.

Важно не то, что каждый документ требует заверения. Важно, чтобы в случаях, когда заверенная копия действительно требуется, ее заверение соответствовало фактическим требованиям получателя.