Чому підпис може бути таким само важливим, як і сам документ

Підпис може здаватися простою формальністю, але з юридичної та практичної точки зору він може виконувати кілька важливих функцій. Він може ідентифікувати особу, яка погоджується з договором, підтверджувати згоду, засвідчувати прийняття змісту декларації, уповноважувати іншу особу діяти або свідчити про те, що документ було офіційно оформлено.

Проблема полягає в тому, що сам по собі підпис не завжди дає відповідь на важливе запитання: хто насправді його поставив і за яких обставин?

Саме тут засвідчення підпису та нотаріальне засвідчення можуть мати важливе значення.

В Онтаріо нотаріус має передбачені законом повноваження бути свідком оформлення документа або засвідчувати й підтверджувати його оформлення, засвідчувати й підтверджувати вірність копії документа, а також здійснювати повноваження уповноваженої особи з прийняття заяв під присягою. Ці повноваження передбачені Ontario's Notaries Act і пояснюються провінцією на її інформаційній сторінці для нотаріусів.

Не кожен документ має бути нотаріально засвідчений. Нотаріальне засвідчення потрібне лише тоді, коли цього вимагають застосовне законодавство, сам документ, організація, яка його прийматиме, іноземний орган, державна установа або відповідна операція. В інших ситуаціях воно може просто створювати більш надійний офіційний запис про те, як було підписано документ.

Що означає засвідчення підпису?

У найпростішому розумінні засвідчення підпису означає, що інша особа спостерігає, як людина підписує документ, і може підтвердити факт підписання.

Коли нотаріус в Онтаріо є свідком оформлення документа та засвідчує його відповідно до Notaries Act, нотаріус діє в офіційній якості, а не просто як друг, колега чи випадковий свідок.

Точна процедура залежить від документа та мети його використання. Нотаріусу може знадобитися підтвердити особу підписанта, визначити, яка саме нотаріальна дія потрібна, бути присутнім під час підписання, належним чином оформити нотаріальне посвідчення та поставити свій підпис і печатку.

Отже, засвідчений підпис може створити додатковий рівень доказів щодо оформлення документа.

Роль нотаріуса полягає не просто в тому, щоб поставити штамп на папері. Важливою є саме офіційна дія, яку фіксують підпис, печатка та посвідчення.

Що таке нотаріальне засвідчення в Онтаріо?

Термін нотаріальне засвідчення часто вживається в широкому значенні, але різні нотаріальні послуги виконують різні функції.

Ontario's Notaries Act передбачає, що нотаріус може:

• бути свідком оформлення документа або засвідчувати й підтверджувати його оформлення
• засвідчувати й підтверджувати вірність копії документа
• здійснювати повноваження уповноваженої особи з прийняття заяв під присягою
• виконувати інші функції, дозволені законом

Рекомендації Law Society of Ontario щодо нотаріусів також пояснюють, що нотаріальне засвідчення в Онтаріо регулюється Notaries Act.

Отже, потрібна вам послуга залежить від того, що саме необхідно довести або офіційно підтвердити.

Засвідчення підпису, прийняття присяги чи декларації та засвідчені копії — це не одне й те саме

Ці терміни часто використовують так, ніби вони взаємозамінні. Насправді це не так.

Це розмежування є важливим, оскільки уповноважена особа з прийняття заяв під присягою не отримує автоматично всіх повноважень нотаріуса. Онтаріо спеціально пояснює різницю на своїй інформаційній сторінці про нотаріусів та на сторінці про уповноважених осіб і нотаріусів.

Чому засвідчення підпису є важливим?

Єдиної причини немає. Для різних документів засвідчення підпису виконує різні функції.

1. Воно допомагає пов’язати підпис із підписантом

Документ може опинитися далеко від особи, яка його підписала. Згодом його можуть розглядати банк, суд, державний орган, університет, іноземний орган, компанія, юрист або інша установа.

Зазвичай одержувач не був присутній під час підписання документа.

Формальна процедура засвідчення може надати доказ того, що встановлена особа особисто оформила документ у присутності свідка або нотаріуса.

Це особливо важливо, коли підпис має істотні юридичні, фінансові, особисті або міжнародні наслідки.

2. Воно може зменшити невизначеність щодо справжності

Непідписаний документ може бути неповним. Навіть підписаний документ може викликати запитання, якщо одержувач не може визначити, хто його підписав або чи є підпис справжнім.

Формальне засвідчення не усуває шахрайство, підроблення, видавання себе за іншу особу, примус або майбутні спори. Однак воно може створити незалежний запис процесу підписання та ускладнити випадкове видавання себе за іншу особу.

Щодо афідевітів і декларацій законодавство Онтаріо йде далі. Відповідно до Commissioners for Taking Affidavits Act, особа, яка приймає присягу або декларацію, повинна переконатися у справжності підпису особи, яка складає афідевіт або декларацію, і належним чином прийняти присягу чи декларацію перед підписанням jurat або декларації.

3. Воно може підтвердити дотримання необхідних формальностей

Деякі документи мають юридичну силу лише за умови дотримання певних вимог щодо їх оформлення.

Формальні вимоги можуть суттєво відрізнятися. Конкретний документ може вимагати:

• одного свідка
• двох свідків
• уповноважену особу з прийняття заяв під присягою
• нотаріуса
• присягу або урочисте підтвердження
• статутну декларацію
• нотаріальне засвідчення перед автентифікацією
• конкретне посвідчення або формулювання

Тому небезпечно припускати, що будь-який свідок може виконувати будь-яку функцію або що кожен документ потребує нотаріуса.

4. Воно може допомогти установі, яка приймає документ, покладатися на нього

Організація, яка отримує документ, може не мати практичної можливості самостійно перевірити обставини його підписання. Визнане нотаріальне посвідчення, підпис і печатка можуть забезпечити встановлений формальний спосіб фіксації оформлення документа.

Це одна з причин, чому нотаріальне засвідчення часто зустрічається в міжнародних операціях, іноземних довіреностях, деклараціях, корпоративних документах, листах-згодах, засвідчених копіях і документах, що подаються до іноземних установ.

5. Воно створює відповідальність щодо заяв, зроблених під присягою

Афідевіти та статутні декларації — це більше, ніж звичайні підписані заяви.

Посібник Онтаріо для уповноважених осіб з прийняття заяв під присягою пояснює, що афідевіт — це письмова заява, правдивість якої підтверджено присягою або урочистим підтвердженням. Canada Evidence Act передбачає законодавчу форму для урочистих декларацій.

Свідоме надання неправдивої заяви під присягою або урочистим підтвердженням може мати серйозні наслідки. Розділ 131 Criminal Code регулює питання неправдивого свідчення під присягою, коли виконані передбачені законом елементи цього правопорушення.

Що нотаріус зазвичай підтверджує під час засвідчення підпису?

Точна процедура залежить від запитуваної дії, але ретельно проведений нотаріальний прийом зазвичай зосереджується на кількох питаннях.

Особа

Нотаріус повинен мати можливість пов’язати особу, яка з’явилася на прийом, з особою, чий підпис підлягає нотаріальному засвідченню.

Для афідевітів і декларацій офіційний посібник Онтаріо для уповноважених осіб прямо вимагає, щоб особа, яка складає афідевіт або декларацію, надала підтвердження особи під час особистого підписання.

Залежно від обставин і процедур нотаріуса, клієнтів можуть попросити надати дійсне посвідчення особи з фотографією, видане державним органом, а за потреби — додаткові документи для ідентифікації.

Особиста присутність

За традиційного особистого засвідчення підпису підписант з’являється перед нотаріусом і підписує документ відповідно до вимог конкретної нотаріальної дії.

Це важливо, оскільки нотаріус не може правдиво засвідчити, що був свідком події, якої він не спостерігав.

Запитувана нотаріальна дія

Нотаріусу потрібно знати, чого саме вимагає одержувач.

Наприклад, одержувач може вимагати:

• засвідчений підпис
• нотаріально засвідчену декларацію
• афідевіт
• засвідчену вірну копію
• нотаріально засвідчену копію для автентифікації
• нотаріально засвідчений підпис для використання за кордоном

Це різні послуги.

Передбачуване місце використання документа

Документ, призначений для використання в Онтаріо, може мати інші вимоги, ніж документ, призначений для використання в Італії, Україні, Польщі, Сполучених Штатах, Об’єднаних Арабських Еміратах або іншій юрисдикції.

Для використання за кордоном країна призначення та орган, який прийматиме документ, є особливо важливими, оскільки нотаріальне засвідчення може бути лише одним етапом ширшої процедури.

Чого нотаріальне засвідчення не підтверджує

Це один із найважливіших аспектів розуміння нотаріальних послуг.

Нотаріальне засвідчення автоматично не підтверджує правдивість кожного твердження

Нотаріус, який засвідчує підпис, зазвичай не перевіряє кожне фактичне твердження, що міститься в документі.

Аналогічно, Ontario's Official Documents Services пояснює, що під час автентифікації документа служба звіряє відповідні підписи та печатки або штампи зі своїми записами, але не підтверджує зміст документа. Див. рекомендації Онтаріо щодо автентифікації документів.

Нотаріальне засвідчення автоматично не робить документ юридично дійсним

Нотаріально засвідчений документ усе одно може мати юридичні недоліки.

Наприклад, документ може:

• бути складеним за неправильною формою
• містити заборонені умови
• не відповідати законодавчим вимогам
• вимагати додаткових свідків
• бути підписаним особою без необхідних повноважень
• вимагати реєстрації, подання, автентифікації або іншого процедурного етапу
• бути неприйнятним для передбаченого одержувача

Сама по собі нотаріальна печатка не усуває таких проблем.

Нотаріальне засвідчення автоматично не є юридичною консультацією

Особа може звернутися до нотаріуса виключно для отримання нотаріальної послуги. Це не обов’язково означає, що нотаріуса було залучено для надання консультації щодо юридичних наслідків документа.

Law Society of Ontario та Ministry of the Attorney General розрізняють виконання нотаріальних функцій або функцій з прийняття присяги чи декларації та надання юридичних консультацій.

Нотаріальне засвідчення не гарантує прийняття документа

Саме установа, яка прийматиме документ, остаточно визначає, чи відповідає він її вимогам.

Це особливо важливо для іноземних урядів, консульств, університетів, фінансових установ, судів, імміграційних органів та інших організацій, які можуть встановлювати власні стандарти щодо документів.

Чи всі важливі документи потребують нотаріального засвідчення?

Ні.

Важливість документа сама по собі не визначає, чи потрібне нотаріальне засвідчення.

Законодавство Онтаріо містить корисні приклади.

Довіреності

Відповідно до Ontario's Substitute Decisions Act, 1992, безперервна довіреність на майно та довіреність на особистий догляд зазвичай мають власні законодавчі вимоги щодо свідків. Закон вимагає оформлення в присутності двох свідків і визначає осіб, які не можуть бути свідками.

Це не означає, що кожна довіреність в Онтаріо має бути нотаріально засвідчена нотаріусом.

Правильні вимоги щодо оформлення необхідно визначати відповідно до застосовного законодавства та передбачуваного використання документа. Іноземна довіреність або документ, підписаний в Онтаріо для використання в іншій країні, може мати зовсім інші вимоги.

Онтаріо також надає публічну інформацію про оформлення довіреності.

Заповіти

Заповіти в Онтаріо регулюються Succession Law Reform Act, який містить власні правила щодо оформлення та свідків.

Нотаріальне засвідчення не замінює дотримання законодавчих вимог, що регулюють заповіти.

Електронні підписи

Ontario's Electronic Commerce Act, 2000 визнає електронні підписи для багатьох цілей з урахуванням законодавства та вимог до конкретного документа.

Електронний підпис і нотаріальне засвідчення — це різні поняття. Те, що документ може бути підписаний електронно, автоматично не означає, що нотаріальне засвідчення в Онтаріо може бути виконано дистанційно.

Чи можна здійснити нотаріальне засвідчення онлайн в Онтаріо?

Тут необхідно провести важливе розмежування між дистанційним прийняттям присяги чи декларації та дистанційним нотаріальним засвідченням.

Дистанційне прийняття присяги чи декларації може бути дозволеним

Ontario Regulation 431/20, Administering Oath or Declaration Remotely, дозволяє дистанційно приймати присягу або декларацію за умови дотримання встановлених нормативних вимог.

Серед іншого, учасники повинні мати можливість бачити, чути та спілкуватися один з одним у реальному часі протягом усієї процедури, особу людини необхідно підтвердити, потрібно використовувати змінений jurat або декларацію, вживати розумних запобіжних заходів і зберігати запис про проведену процедуру.

Посібник Онтаріо для уповноважених осіб містить додаткові практичні рекомендації.

Дистанційне нотаріальне засвідчення — це інше

Станом на 2026 рік Онтаріо зазначає, що нотаріуси не можуть нотаріально засвідчувати документи дистанційно, оскільки необхідне нормативне положення, яке дозволяло б дистанційне здійснення нотаріальних повноважень, не було прийняте. Law Society of Ontario також зазначає у своїх рекомендаціях щодо нотаріусів, що дистанційне або віртуальне нотаріальне засвідчення наразі не дозволене в Онтаріо.

Law Society також опублікувало повідомлення щодо онлайн-нотаріальних послуг, яке стосується цього питання.

Це розмежування є принципово важливим. Документ, для якого можна дистанційно прийняти присягу чи декларацію, не обов’язково може бути нотаріально засвідчений дистанційно.

Афідевіти є хорошим прикладом того, чому засвідчення має значення

Афідевіти широко використовуються в судових провадженнях та адміністративних процедурах Онтаріо.

Ontario Rules of Civil Procedure вимагають, щоб афідевіт, який використовується в цивільному провадженні, був підписаний особою, яка його складає, і складений під присягою або урочисто підтверджений відповідно до Commissioners for Taking Affidavits Act.

Посібник Ontario Superior Court щодо цивільних справ також пояснює, що особа, яка підписує афідевіт, повинна скласти присягу або урочисто підтвердити його перед уповноваженою особою чи нотаріусом.

Процедури сімейного суду Онтаріо містять багато подібних прикладів. Рекомендації провінції щодо початку сімейної справи, вручення документів і подання клопотання визначають форми, які повинні бути складені під присягою або урочисто підтверджені перед уповноваженою особою з прийняття заяв під присягою.

Отже, підпис у таких ситуаціях є частиною формального доказового процесу, а не просто декоративним рядком унизу форми.

Засвідчення підпису використовується далеко не лише для судових документів

Нотаріальні послуги та послуги з прийняття присяги чи декларації зустрічаються в багатьох сферах повсякденного життя.

Імміграційні документи та документи щодо громадянства

Immigration, Refugees and Citizenship Canada іноді вимагає афідевіти від перекладачів або засвідчені копії в певних процедурах подання заяв.

Наприклад, посібник IRCC щодо заяви на свідоцтво про громадянство описує ситуації, у яких афідевіт перекладача може бути складений під присягою перед нотаріусом, уповноваженою особою з прийняття присяг або уповноваженою особою з прийняття заяв під присягою в Канаді.

IRCC також пояснює вимоги щодо засвідчених фотокопій і афідевітів у своїх рекомендаціях щодо відкритих дозволів на роботу для вразливих працівників.

Точні імміграційні вимоги залежать від конкретної заяви та чинних інструкцій IRCC.

Документи Service Canada

Вимоги Service Canada щодо документів для Social Insurance Number пояснюють, що якщо в обставинах, описаних програмою, використовується несертифікований перекладач, від нього може вимагатися афідевіт, складений під присягою перед уповноваженою особою, наприклад нотаріусом або уповноваженою особою в Канаді.

Афідевіти для OSAP

Визначення OSAP в Онтаріо пояснюють, що афідевіт — це документ, правдивість змісту якого підтверджена присягою, і він може бути підписаний перед юристом, уповноваженою особою з прийняття присяг або нотаріусом.

Листи-згоди на подорож дитини

Уряд Канади рекомендує, щоб діти, які подорожують за кордон без одного або обох батьків чи осіб, які мають повноваження приймати рішення щодо них, мали належний лист-згоду.

Рекомендації Канади щодо листа-згоди зазначають, що такий лист юридично не є обов’язковим у Канаді, але його можуть вимагати імміграційні органи, авіакомпанії або канадські посадові особи. У рекомендаціях зазначено, що свідком підписання може бути будь-яка повнолітня особа, водночас настійно рекомендується, щоб підпис засвідчив нотаріус.

Це чудовий приклад того, чому відповідь на запитання «Чи потрібне мені нотаріальне засвідчення?» іноді є складнішою, ніж просто «так» або «ні».

Чому нотаріальне засвідчення має ще більше значення для документів, що використовуються за кордоном

Одержувач у Канаді може вже бути знайомий із документами та органами Онтаріо. Іноземний одержувач може їх не знати.

Це створює додаткову проблему перевірки.

Іноземній організації може знадобитися підтвердження того, що підпис і печатка нотаріуса Онтаріо є справжніми. Залежно від країни та документа це може призвести до процедури апостилювання або автентифікації.

Ontario's Official Documents Services є провінційним органом, відповідальним за видачу апостилів і сертифікатів автентифікації для відповідних документів Онтаріо.

ODS пояснює, що перевіряє документи шляхом порівняння відповідних підписів і печаток або штампів з інформацією у своїх записах. Нотаріально засвідчені документи, оформлені нотаріусом в Онтаріо, можуть залишатися придатними для автентифікації за умови дотримання застосовних вимог.

Global Affairs Canada також пояснює у своїх рекомендаціях щодо автентифікації, що канадські документи для використання за кордоном можуть потребувати автентифікації або апостиля.

Її вимоги щодо автентифікації пояснюють, що деякі документи повинні бути нотаріально засвідчені перед автентифікацією, і встановлюють вимоги щодо визнаних нотаріальних підписів і печаток.

Що насправді засвідчує апостиль

HCCH Apostille Convention передбачає, що апостиль засвідчує справжність відповідного підпису, якість, у якій діяв підписант, і, у відповідних випадках, ідентичність печатки або штампа.

Він не перетворює кожне твердження в основному документі на факт, офіційно підтверджений державним органом.

Це розмежування є принциповим:

1. Підписант підписує основний документ.
2. Нотаріус виконує необхідну нотаріальну дію.
3. Компетентний орган може здійснити автентифікацію або апостилювання відповідного офіційного підпису, повноважень, печатки або штампа.
4. Орган, який прийматиме документ, вирішує, чи відповідає завершений документ його вимогам.

Уповноважена особа і нотаріус не є взаємозамінними

Ця відмінність часто спричиняє проблеми.

Уповноважена особа з прийняття заяв під присягою має право приймати присяги, афідевіти, декларації та урочисті підтвердження в межах своїх повноважень.

Нотаріус має ці повноваження з прийняття присяги чи декларації, а також нотаріальні повноваження, надані Notaries Act, зокрема право бути свідком оформлення документа або засвідчувати й підтверджувати його оформлення та засвідчувати вірні копії.

Онтаріо прямо зазначає, що документи, щодо яких уповноважена особа з прийняття заяв під присягою лише прийняла присягу чи декларацію, ODS не обробляє для апостиля як нотаріально засвідчені документи. Див. інформацію Онтаріо для нотаріусів та рекомендації щодо автентифікації.

Якщо ваш документ призначений для використання за кордоном, правильний вибір послуги на початку може запобігти непотрібним затримкам.

Чи слід підписувати документ до зустрічі з нотаріусом?

Якщо метою прийому є те, щоб нотаріус засвідчив ваш підпис, найбезпечніша практика зазвичай полягає в тому, щоб не підписувати документ заздалегідь, якщо ви не підтвердили, що це допустимо для конкретної нотаріальної дії.

Щодо афідевіту або декларації, які мають бути складені під присягою, урочисто підтверджені або заявлені перед уповноваженою особою, рекомендації Онтаріо для уповноважених осіб пояснюють, що документ підписується як частина формальної процедури.

Якщо ви вже підписали документ, повідомте нотаріуса до прийому. Чи можна все ще належним чином оформити документ, залежить від вимог організації, яка його прийматиме, і від того, яку саме дію має виконати нотаріус.

Чому посвідчення особи є важливим

Нотаріальне посвідчення стає значно менш корисним, якщо особа підписанта викликає сумнів.

Перевірка особи допомагає зменшити ризик того, що одна людина намагається підписати документ від імені іншої.

Нормативні правила Онтаріо щодо дистанційного прийняття присяги чи декларації прямо вимагають підтвердження особи особи, яка складає афідевіт або декларацію, а провінційний посібник для уповноважених осіб вимагає підтвердження особи для афідевітів і декларацій, що оформлюються особисто.

Процедури ідентифікації можуть відрізнятися залежно від послуги, документа, ризику та професійних вимог. Тому клієнт повинен бути готовим надати дійсне посвідчення особи, прийнятне для нотаріуса.

Чи читає нотаріус документ?

Нотаріусу може знадобитися переглянути достатню частину документа, щоб визначити запитувану дію, знайти сторінку для підпису, підтвердити основну структуру документа, правильно оформити посвідчення та виявити будь-яку очевидну проблему, яка перешкоджає виконанню запитуваної нотаріальної дії.

Це відрізняється від надання юридичного висновку щодо всього документа.

Якщо вам потрібна консультація щодо того, чи слід вам підписувати договір, довіреність, мирову угоду, відмову від права, гарантію, документ про передачу прав або інший юридичний документ, вам може знадобитися юридична консультація, а не лише нотаріальне засвідчення.

Чи означає нотаріальне засвідчення, що підписант усе зрозумів?

Не автоматично.

Нотаріальні процедури та процедури прийняття присяги чи декларації можуть передбачати розумні заходи для забезпечення того, щоб особа розуміла характер виконуваної дії. Наприклад, нормативні правила Онтаріо щодо дистанційного прийняття присяги чи декларації вимагають розумних запобіжних заходів, зокрема забезпечення того, щоб особа, яка складає афідевіт або декларацію, розуміла, що саме вона підписує.

Однак нотаріальне засвідчення не замінює незалежної юридичної консультації, усного тлумачення, перекладу, оцінки дієздатності або змістовного правового аналізу, коли будь-яка з цих послуг необхідна.

Якщо підписант не розуміє мови документа, це питання слід порушити до підписання.

Що слід принести на прийом для засвідчення підпису?

Вимоги відрізняються, але практичний перелік для підготовки зазвичай включає:

1. Повний документ. Принесіть усі сторінки, а не лише сторінку для підпису, якщо одержувач не надав інших інструкцій.
2. Дійсне посвідчення особи. Принесіть чинне посвідчення особи, видане державним органом і прийнятне для відповідної послуги.
3. Інструкції від організації, яка прийматиме документ. Якщо посольство, університет, банк, іноземний юрист, державний орган або інша організація надали письмові вимоги, принесіть їх.
4. Країну призначення. Це має істотне значення, якщо документ використовуватиметься за межами Канади.
5. Необхідні оригінали. Для засвідчення вірної копії зазвичай потрібно порівняти її з оригіналом документа.
6. Підтвердні документи. Залежно від операції це можуть бути судові рішення, документи про корпоративні повноваження, переклади або пов’язані записи.
7. Не підписуйте заздалегідь, якщо потрібне засвідчення підпису. Підтвердьте процедуру підписання до прийому.

Поширені помилки, які можуть затримати нотаріальне засвідчення

Багатьом проблемам із документами можна запобігти.

Надто раннє підписання

Якщо нотаріус повинен засвідчити підпис, підписання документа до прийому може створити проблему.

Надання лише сторінки для підпису

Нотаріусу може знадобитися побачити весь документ, щоб зрозуміти, що саме оформлюється, і визначити, чи можна належним чином завершити нотаріальне посвідчення.

Запит на неправильну послугу

«Нотаріально засвідчена копія», «нотаріально засвідчений підпис», афідевіт, статутна декларація і засвідчена вірна копія — це не одне й те саме.

Припущення, що іноземний документ підпорядковується правилам Онтаріо

Документ, підготовлений для використання за кордоном, може містити власні вимоги щодо підпису, свідків, печатки, перекладу, апостиля, консульського оформлення або легалізації.

Припущення, що нотаріальне засвідчення автоматично включає апостиль

Це не так. Нотаріус виконує нотаріальну дію. Відповідний державний компетентний орган видає апостиль або сертифікат автентифікації.

Припущення, що кожен важливий документ має бути нотаріально засвідчений

Деякі важливі документи Онтаріо мають власні вимоги щодо свідків без необхідності залучення нотаріуса. Завжди визначайте, яке правило фактично застосовується.

Коли слід уточнити вимоги до запису на прийом?

Вам слід отримати уточнення від організації, яка прийматиме документ, якщо:

• в інструкціях просто зазначено «нотаріально засвідчити», але не пояснено, що саме потрібно засвідчити
• документ використовуватиметься за межами Канади
• документ містить іноземне нотаріальне посвідчення
• організація вимагає апостиль
• ви не впевнені, чи потрібен оригінал або засвідчена копія
• документ уже підписано
• документ мають підписати кілька осіб
• потрібні свідки з певною кваліфікацією
• документ складено мовою, якої підписант не розуміє
• запитується дистанційне підписання

Рекомендації Law Society of Ontario щодо нотаріусів прямо рекомендують нотаріусам з’ясувати мету нотаріального засвідчення та підтвердити конкретні вимоги до документа.

Справжня мета засвідчення підпису

Зрештою, засвідчення підпису стосується надійності оформлення документа.

Документи часто існують значно довше за момент їх підписання. Через місяці або роки комусь може знадобитися визначити, чи можна довіряти документу як справжньому запису дії, вчиненої конкретною особою.

Формальний свідок або нотаріус не може гарантувати все, що стосується операції. Однак процедура засвідчення може створити незалежний структурований запис, який пов’язує:

• підписанта
• підпис
• документ
• дату оформлення
• уповноважену особу, яка засвідчила підпис
• нотаріальне посвідчення або jurat, якщо застосовується

Саме через таку структуру засвідчення залишається важливим навіть в епоху електронних документів і цифрового зв’язку.

Простий спосіб це зрозуміти

Запитайте, що саме потрібно знати одержувачу.

Якщо одержувачу потрібно бути впевненим, що ви особисто підписали документ, може знадобитися засвідчення підпису.

Якщо одержувачу потрібно, щоб ви під присягою або урочистим підтвердженням засвідчили правдивість тверджень, вам може знадобитися афідевіт.

Якщо вам потрібно урочисто заявити факти, вам може знадобитися статутна декларація.

Якщо одержувачу потрібне підтвердження того, що фотокопія відповідає оригіналу, вам може знадобитися засвідчена вірна копія.

Якщо документ має бути визнаний за межами Канади, вам також може знадобитися апостиль або автентифікація.

Правильна послуга залежить від мети документа, а не просто від слова «нотаріус».