Что такое апостиль?

Апостиль — это официальный сертификат, который аутентифицирует официальный документ, чтобы его можно было представить в другой стране, участвующей в Гаагской конвенции об апостиле.

Простыми словами, апостиль помогает иностранному органу ответить на важный вопрос:

Могу ли я полагаться на официальный подпись, печать или штамп, указанные на этом канадском документе?

Апостиль обычно не подтверждает, что каждое утверждение в документе является правдивым. Он аутентифицирует соответствующую официальную подпись, статус, в котором действовало подписавшее лицо, и, где применимо, подлинность печати или штампа.

Канада стала участницей Hague Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents, обычно называемой Apostille Convention, 11 января 2024 года. Конвенция во многом заменила прежний канадский процесс аутентификации и консульской легализации документов, направляемых в другие страны-участницы Конвенции.

Руководство Правительства Онтарио по аутентификации объясняет, что Official Documents Services, обычно называемая ODS, выдает апостили для соответствующих документов Онтарио. Hague Conference on Private International Law устанавливает международную правовую основу системы апостилирования.

Объяснение за 30 секунд

Если вам нужно использовать документ Онтарио в другой стране, процесс часто выглядит следующим образом:

1. Определите, какой именно документ фактически требует иностранный получатель.
2. Определите, нужно ли сначала нотариально заверить этот документ или его можно сразу подать на аутентификацию.
3. Подайте соответствующий документ в надлежащий канадский компетентный орган.
4. Если страна назначения является страной, к которой применяется Apostille Convention, компетентный орган выдает апостиль.
5. Затем документ представляется иностранному получателю с учетом любых требований к переводу, регистрации или других местных требований.

Для многих документов Онтарио компетентным органом является Official Documents Services в Онтарио.

Для некоторых федеральных канадских документов, например документов, выданных Government of Canada или RCMP, компетентным органом обычно является Global Affairs Canada.

Надлежащий орган зависит от того, где был выдан документ, где он был нотариально заверен и к какому типу документов он относится.

Зачем была создана система апостилирования?

До Apostille Convention использование официального документа за границей могло включать длительную цепочку аутентификации и легализации.

Сначала документ мог потребовать нотариального заверения, затем аутентификации государственным органом и, наконец, легализации в посольстве или консульстве страны, где он должен был использоваться.

Гаагская конвенция об апостиле была создана для упрощения этого процесса между странами-участницами.

Вместо требования дипломатической или консульской легализации в рамках обычной процедуры Конвенции страна происхождения документа выдает стандартизированный сертификат, называемый апостилем.

Конвенция стала одним из наиболее широко используемых международных договоров в области правового сотрудничества. Таблица статуса HCCH Apostille Convention содержит актуальный перечень договаривающихся сторон.

Что изменилось в Канаде 11 января 2024 года?

Канада официально присоединилась к Apostille Convention в 2023 году, а для Канады Конвенция вступила в силу 11 января 2024 года.

До этой даты канадские документы обычно проходили процедуру аутентификации и легализации.

После 11 января 2024 года соответствующий канадский официальный документ, предназначенный для страны, к которой применяется Конвенция, обычно может получить апостиль вместо прохождения традиционной цепочки консульской легализации.

Правительство Канады описало это изменение как способ упростить использование за границей канадских свидетельств о рождении, свидетельств о браке, образовательных документов, корпоративных записей и других официальных документов. См. Канада присоединяется к Apostille Convention.

Апостиль, нотариальное заверение, аутентификация и легализация — это не одно и то же

В повседневной речи эти термины часто используются как взаимозаменяемые, но они описывают разные юридические или административные функции.

Глоссарий Global Affairs Canada по аутентификации различает эти понятия и объясняет, что апостиль является особой формой аутентификации, используемой в рамках Apostille Convention.

Что на самом деле подтверждает апостиль?

Это один из самых важных моментов, который необходимо понимать.

Апостиль обычно аутентифицирует:

• подпись на официальном документе
• статус, в котором действовало подписавшее лицо
• где это применимо, подлинность печати или штампа на документе

Апостиль обычно не удостоверяет:

• что каждое фактическое утверждение в документе является правильным
• что договор подлежит юридическому принудительному исполнению
• что доверенность содержит достаточные полномочия для конкретной сделки
• что обладатель диплома фактически выполнил все заявленные требования помимо того, что отражено в выданном документе
• что лицо, указанное в документе, все еще живо
• что срок действия документа не истек
• что иностранное учреждение обязано принять документ
• что перевод является точным, если сам перевод не был надлежащим образом оформлен в соответствии с применимой процедурой

Онтарио объясняет, что ODS аутентифицирует документ путем сравнения соответствующей подписи и печати или штампа с информацией, имеющейся в ее записях. ODS не подтверждает содержание документа по существу. См. официальное руководство Онтарио по аутентификации.

Апостиль аутентифицирует цепочку официального документа. Он не является государственной гарантией каждого утверждения, содержащегося в документе.

Простой пример

Предположим, Мария живет в Торонто и должна отправить свидетельство о браке Онтарио иностранному органу.

Иностранный орган сообщает:

Предоставьте ваше канадское свидетельство о браке с апостилем.

Если у Марии есть соответствующее свидетельство о браке Онтарио, выданное провинциальным органом регистрации актов гражданского состояния, оно может подлежать прямой аутентификации в Онтарио без предварительного нотариального заверения.

Онтарио проверяет соответствующую официальную подпись или информацию о выдаче документа и прикрепляет апостиль.

Апостиль помогает иностранному органу признать канадский официальный документ.

Он не включает независимую проверку того, были ли правдивы все исходные факты, зафиксированные при регистрации брака.

Кто выдает апостили в Онтарио?

Для соответствующих документов Онтарио апостили выдаются через Official Documents Services Правительства Онтарио.

Онтарио является одной из канадских юрисдикций, назначенных компетентным органом в соответствии со статьей 6 Гаагской конвенции об апостиле.

В настоящее время HCCH указывает среди компетентных органов Канады федеральное правительство и назначенные органы в Онтарио, Альберте, Британской Колумбии, Квебеке и Саскачеване. См. перечень компетентных органов Канады HCCH.

По вопросам документов Онтарио всегда используйте актуальные инструкции Правительства Онтарио, а не старый адрес или процедуру, найденную на стороннем сайте.

Где находится Official Documents Services в Онтарио?

По состоянию на сентябрь 2026 года Онтарио указывает основное местонахождение Official Documents Services по адресу:

Official Documents Services ServiceOntario, Toronto College Park 777 Bay Street, Lower Level Toronto, Ontario M7A 2J8

Онтарио также указывает отдельные отделения ServiceOntario, где можно лично подать запросы на аутентификацию, включая отделения в Оттаве, Sault Ste. Marie, Виндзоре и Thunder Bay.

Адреса, часы работы и процедуры подачи могут меняться. Перед личным посещением или отправкой документов по почте всегда проверяйте актуальную информацию на странице Правительства Онтарио по аутентификации.

Нужно ли нотариально заверять каждый документ Онтарио перед получением апостиля?

Нет.

Это одно из самых распространенных заблуждений об апостиле.

После присоединения Канады к Apostille Convention Онтарио разрешает напрямую аутентифицировать несколько категорий официальных документов Онтарио без предварительного нотариального заверения при условии соблюдения применимых требований.

В настоящее время Онтарио указывает, в частности, следующие категории:

• документы актов гражданского состояния Онтарио, включая соответствующие документы о рождении, браке, смерти и изменении имени
• документы бизнес-реестров Онтарио, выданные через соответствующие провинциальные регистрационные системы
• соответствующие документы, выданные судами Онтарио
• соответствующие документы государственных учреждений послесреднего образования Онтарио, включая документы о присвоении степени, дипломы и академические выписки

Другие документы все еще могут требовать нотариального заверения до того, как ODS сможет их аутентифицировать.

Документы актов гражданского состояния Онтарио

Онтарио относит соответствующие документы актов гражданского состояния к категориям, которые могут быть аутентифицированы напрямую.

Примерами могут быть выданные государственным органом:

• свидетельства о рождении
• свидетельства о браке
• свидетельства о смерти
• свидетельства об изменении имени

Это означает, что не следует автоматически получать нотариально заверенную фотокопию только потому, что вам нужен апостиль.

Если принимающий орган требует сам сертификат, выданный государственным органом, нотариальное заверение фотокопии может привести к получению неправильного документа для предполагаемой цели.

Пример: свидетельство о рождении Онтарио для использования за границей

Родителю требуется свидетельство о рождении Онтарио для заявления на регистрацию гражданства ребенка за границей.

Иностранный орган сообщает, что требует:

1. канадское свидетельство о рождении
2. апостиль
3. перевод

Если свидетельство о рождении Онтарио соответствует требованиям для прямой аутентификации, может не быть необходимости сначала нотариально заверять фотокопию.

Родителю следует подать соответствующий сертификат, выданный государственным органом, через процедуру апостилирования Онтарио, а затем выполнить требования страны назначения к переводу.

Судебные документы Онтарио

Правила Онтарио различают судебные документы в зависимости от того, когда и каким образом они были выданы.

В настоящее время Онтарио указывает, что соответствующие документы, выданные Superior Court of Justice или Ontario Court of Justice 10 июля 2023 года или позднее, могут подлежать прямой аутентификации без предварительного нотариального заверения.

К более старым судебным документам могут применяться иные правила.

Для Certificates of Divorce, выданных до 10 июля 2023 года, Онтарио указывает, что лицо может получить сертификат повторно, чтобы вновь выданный документ соответствовал требованиям для аутентификации, либо использовать другой разрешенный способ.

Другие более старые документы, выданные судом, все еще могут требовать нотариального заверения.

Всегда проверяйте действующие правила для судебных документов, прежде чем предполагать, какой порядок применяется.

Пример: Certificate of Divorce для повторного брака за границей

Предположим, человек развелся в Торонто и теперь собирается вступить в брак в другой стране.

Иностранный орган регистрации актов гражданского состояния требует канадский Certificate of Divorce с апостилем.

Правильная процедура может зависеть от даты и формы сертификата.

Недавно выданный соответствующий Certificate of Divorce может подлежать прямой аутентификации в Онтарио. Более старый вариант может потребовать повторной выдачи или предварительного нотариального заверения.

Апостиль подтверждает соответствующую аутентификацию официального документа. Он не определяет, требует ли иностранный брачный реестр дополнительные доказательства, например перевод или подтверждение способности вступить в брак.

Документы университетов и колледжей Онтарио

В настоящее время Онтарио разрешает рассматривать соответствующие документы о присвоении степени, дипломы и академические выписки государственных учреждений послесреднего образования, выданные с 1 января 2019 года, для прямой аутентификации без предварительного нотариального заверения.

Это может быть особенно полезно для людей, использующих образовательные документы Онтарио для:

• трудоустройства за границей
• поступления в университет за границей
• профессионального лицензирования
• иммиграции
• признания квалификаций
• разрешений на работу
• преподавательских должностей
• регулируемых профессий

Однако иностранный получатель может устанавливать собственные требования.

Например, университет может потребовать, чтобы академическая выписка была направлена непосредственно учебным заведением. Фотокопия с апостилем не обязательно заменит это требование.

Документы бизнес-реестра Онтарио

Некоторые документы, выданные бизнес-реестрами Онтарио, также могут соответствовать требованиям для прямой аутентификации.

В настоящее время Онтарио включает в перечень соответствующие записи, выданные через Business and Personal Property Branch или Ontario Business Registry, при условии соблюдения применимых критериев.

Примеры международных коммерческих вопросов, в которых могут использоваться корпоративные документы с апостилем, включают:

• открытие корпоративного банковского счета за границей
• регистрацию канадской компании за границей
• создание дочерней компании
• участие в иностранных тендерах
• корпоративную комплексную проверку
• назначение представителей за границей
• налоговую регистрацию в иностранном государстве
• трансграничные коммерческие сделки

Конкретный иностранный орган должен сообщить вам, какой именно корпоративный документ ему нужен и насколько недавно он должен быть выдан.

Какие документы часто необходимо сначала нотариально заверить?

Документы, которые невозможно независимо проверить как соответствующие официальные документы, могут потребовать нотариального действия перед аутентификацией.

К распространенным примерам относятся:

• доверенности
• письма-согласия
• частные соглашения
• заверенные копии некоторых документов
• декларации
• корпоративные документы, которые не подлежат прямой государственной аутентификации
• подписи на документах, предназначенных для использования за границей
• частным образом подготовленные документы о предоставлении полномочий

Необходимость нотариального заверения зависит от документа, его происхождения и требований страны назначения.

Почему перед апостилем может потребоваться нотариальное заверение?

Государственному органу аутентификации нужна официальная подпись или печать, которую он может проверить.

На частном документе может не быть подписи государственного должностного лица.

Нотариус Онтарио может совершить соответствующее нотариальное действие. Затем Official Documents Services Онтарио может проверить подпись и печать нотариуса по образцу, хранящемуся в его записях.

Закон Онтарио Notaries Act наделяет нотариуса, с учетом применимых ограничений, полномочиями свидетельствовать или удостоверять подписание документов и заверять верные копии.

Информация Правительства Онтарио для нотариусов объясняет действующие провинциальные требования к нотариальным подписям и печатям.

Пример с доверенностью

Доверенности относятся к наиболее распространенным документам, которые люди отправляют за границу.

Представьте, что Алекс живет в Онтарио, но владеет квартирой за границей. Ему нужно уполномочить члена семьи заниматься этим имуществом.

Иностранный адвокат готовит доверенность и говорит Алексу:

Подпишите этот документ перед нотариусом Онтарио и получите апостиль.

Процесс может выглядеть так:

1. Алекс согласовывает окончательную форму доверенности с иностранным адвокатом или принимающим органом.
2. Алекс лично обращается к нотариусу в Онтарио.
3. Нотариус удостоверяет личность Алекса и, в зависимости от обстоятельств, свидетельствует или удостоверяет подписание.
4. Нотариус ставит требуемую подпись и нотариальную печать.
5. Нотариально заверенный документ подается в Ontario Official Documents Services.
6. Онтарио проверяет подпись и печать нотариуса.
7. Онтарио выдает апостиль, если страна назначения охватывается Конвенцией.
8. Алекс отправляет оформленный документ иностранному получателю.
9. Выполняются любые требования страны назначения к переводу, регистрации или подаче.

Апостиль аутентифицирует нотариальное действие, совершенное в Онтарио. Он не подтверждает, что доверенность предоставляет именно те полномочия, которые требуются по законодательству иностранной страны о недвижимости.

Именно поэтому, когда это возможно, иностранный получатель должен согласовать документ до его подписания.

Заверенные копии и апостили

Нотариус также может заверить документ как верную копию оригинала, если это юридически и практически допустимо.

Notaries Act Онтарио прямо уполномочивает нотариуса заверять и удостоверять верную копию документа с учетом любых применимых ограничений назначения.

Однако не следует автоматически делать заверенную копию каждый раз, когда требуется апостиль.

Для некоторых категорий принимающая страна может требовать именно оригинал, выданный государственным органом.

В других случаях нотариально заверенная копия может быть приемлемой и позволит владельцу сохранить оригинал.

Всегда различайте:

• оригинал документа
• фотокопию
• нотариально заверенную верную копию
• копию, заверенную органом, выдавшим документ
• оригинал с апостилем
• нотариально заверенную копию с апостилем

Эти документы не взаимозаменяемы.

Нотариус и уполномоченный по принятию аффидевитов

Это различие становится особенно важным при работе с апостилями в Онтарио.

Нотариус и уполномоченный по принятию аффидевитов — это не одна и та же должность.

Уполномоченный может принимать аффидевиты, декларации и подтверждения в пределах своих полномочий.

Нотариус обладает более широкими нотариальными полномочиями, включая право заверять верные копии и совершать другие нотариальные действия в пределах своих полномочий.

В настоящее время Онтарио указывает, что документы, принятые уполномоченным по принятию аффидевитов, не подлежат аутентификации через ODS только потому, что они были приняты уполномоченным.

Если вы знаете, что документу потребуется апостиль, сообщите об этом специалисту, работающему с документом, до его подписания.

Документ, предназначенный для международной аутентификации, может требовать надлежащего нотариального действия, а не только принятия уполномоченным.

Может ли нотариус Онтарио нотариально заверить документ дистанционно для апостиля?

Действующее руководство Онтарио указывает, что нотариальное заверение в соответствии с Notaries Act должно осуществляться лично, и дистанционное нотариальное заверение этим законом не разрешено.

Онтарио также указывает, что документы, нотариально заверенные дистанционно, не будут аутентифицированы или апостилированы ODS.

Это не следует путать с некоторыми процедурами дистанционного принятия аффидевитов или деклараций, которые могут быть юридически допустимы по отдельным правилам.

Если конечный документ требует апостиля Онтарио, определите необходимый формат нотариального оформления до использования дистанционной процедуры.

А что насчет документа, выданного Government of Canada?

Не каждый документ, физически находящийся в Онтарио, относится к процедуре апостилирования Онтарио.

Global Affairs Canada обычно занимается документами, выданными Government of Canada, включая федеральные департаменты и агентства.

Одним из распространенных примеров является справка RCMP о судимости.

Федеральные правила аутентификации объясняются Global Affairs Canada.

Пример: справка RCMP о судимости для трудоустройства за границей

Иностранный работодатель требует канадскую справку о судимости с апостилем.

Если документ является соответствующим федеральным документом RCMP, компетентным органом может быть Global Affairs Canada, а не ODS Онтарио.

Заявителю следует уточнить:

• требуется ли оригинал федерального документа
• требуются ли отпечатки пальцев
• должен ли документ быть выдан недавно
• требуется ли перевод
• требует ли иностранный работодатель или орган дополнительное заверение

Не отправляйте каждый канадский документ в один и тот же орган по апостилированию.

В какой канадский орган следует подавать мой документ?

Полезной отправной точкой является:

Подробное распределение полномочий объясняется в требованиях Global Affairs Canada к аутентификации.

Имеет ли значение страна, где будет использоваться документ?

Безусловно.

Страна назначения — один из первых фактов, которые необходимо установить.

Есть две основные ситуации.

Страна назначения охватывается Apostille Convention

Если документ направляется из Канады в страну, к которой применяется Гаагская конвенция об апостиле, канадский компетентный орган может выдать апостиль на соответствующий документ.

Апостиль обычно заменяет прежнее требование консульской легализации в рамках Конвенции.

Страна назначения не охватывается Apostille Convention

Если страна назначения не входит в соответствующие отношения в рамках Конвенции, традиционный процесс аутентификации и легализации все еще может быть необходим.

Global Affairs Canada объясняет, что документы, предназначенные для стран вне Конвенции, могут требовать сертификата аутентификации с последующей легализацией в посольстве, высокой комиссии или консульстве страны назначения.

Поскольку участие стран в договорах может меняться, проверяйте страну назначения в актуальной таблице статуса HCCH Apostille Convention.

Использование документа Онтарио в Украине

Украина является участницей Гаагской конвенции об апостиле. Таблица статуса HCCH фиксирует присоединение Украины и вступление Конвенции в силу для Украины в 2003 году.

Канада также является участницей, и для Канады Конвенция действует с 11 января 2024 года.

Соответственно, надлежащий канадский официальный документ, предназначенный для использования в Украине, обычно проходит процедуру апостилирования вместо традиционной канадской аутентификации с последующей украинской консульской легализацией, с учетом требований украинского органа, который будет получать документ.

Пример: доверенность Онтарио для Украины

Предположим, украинско-канадскому жителю Торонто необходимо уполномочить родственника в Украине продать квартиру.

Практический порядок может быть следующим:

1. Получите окончательный текст украинской доверенности у украинского адвоката или нотариуса, сопровождающего сделку.
2. Уточните, должен ли документ быть подготовлен на английском, украинском или в двуязычной форме.
3. Подпишите документ перед нотариусом Онтарио, если требуется нотариальное действие в Онтарио.
4. Убедитесь, что подпись и печать нотариуса соответствуют требованиям Онтарио к аутентификации.
5. Подайте соответствующий нотариально заверенный документ в Ontario Official Documents Services.
6. Получите апостиль.
7. Выполните любые требования к переводу или украинские нотариальные формальности, установленные принимающим органом.
8. Отправьте полный пакет документов в Украину.

Апостилирование подписи нотариуса Онтарио не означает, что Онтарио проверило полномочия в отношении украинской недвижимости, предусмотренные документом.

Для продажи, дарения, наследования, снятия с регистрации, банковских полномочий или другой значимой сделки украинский специалист, получающий документ, должен подтвердить формулировки до подписания.

Пример: свидетельство о браке Онтарио для Украины

Лицу, заключившему брак в Онтарио, может потребоваться свидетельство о браке в Украине для:

• регистрации актов гражданского состояния
• изменения фамилии
• процедур, связанных с гражданством
• наследования
• семейных вопросов
• сделок с недвижимостью
• пенсионных или административных процедур

Если украинский принимающий орган требует свидетельство о браке Онтарио с апостилем, соответствующий сертификат, выданный государственным органом Онтарио, может подлежать прямой аутентификации без предварительного нотариального заверения.

Получатель также может потребовать перевод на украинский язык или выполнение другой местной формальности.

Пример: свидетельство о рождении Онтарио для Украины

Свидетельство о рождении Онтарио может потребоваться в Украине по вопросам, связанным с:

• детьми
• гражданством
• опекой
• наследованием
• регистрацией актов гражданского состояния
• семейными отношениями

И снова, до получения апостиля выясните, нужен ли украинскому получателю оригинал сертификата, выданного в Онтарио, заверенная копия или другой формат.

Требуется ли в Украине перевод после апостилирования?

Апостиль не переводит документ.

Канадский документ, составленный на английском или французском языке, может потребовать перевода для использования перед украинским органом.

Точные формальности перевода зависят от украинской процедуры и принимающего органа.

Ministry of Foreign Affairs of Ukraine предоставляет официальную информацию о системе апостилирования Украины и компетентных органах для украинских документов.

Для канадского документа, используемого в Украине, лицо также должно получить инструкции от украинского органа, адвоката, нотариуса, реестра, суда или другого учреждения, которое фактически будет получать документ.

Может ли Онтарио апостилировать украинский документ?

Обычно нет.

Это принципиально важное различие.

Апостиль обычно выдается компетентным органом страны, из которой происходит официальный документ.

Если ваше свидетельство о рождении было выдано в Киеве, Львове, Одессе или другом месте в Украине, проживание в Торонто не превращает этот украинский официальный документ в документ Онтарио.

Онтарио прямо указывает, что документы, выданные за пределами Канады, обычно не подлежат аутентификации в Онтарио как иностранные официальные документы.

Официальный документ, выданный в Украине, обычно должен пройти процедуру апостилирования через компетентный украинский орган.

Ограниченное исключение в Онтарио, связанное с подписью

Онтарио предусматривает ограниченную ситуацию с документом, выданным за рубежом, на котором подпись сделана под присягой или засвидетельствована нотариусом Онтарио.

В таком случае Онтарио может аутентифицировать нотариальную подпись, сделанную в Онтарио, а не сам исходный документ иностранного государственного органа.

Эта разница имеет значение.

Не следует считать, что нотариальное заверение украинского сертификата в Торонто дает Онтарио полномочие апостилировать украинский сертификат так, как если бы он был выдан в Онтарио.

Использование документа Онтарио в России

Российская Федерация также является участницей Гаагской конвенции об апостиле.

Действующая таблица статуса HCCH указывает Российскую Федерацию как договаривающуюся сторону, а участие Канады в Конвенции действует с 11 января 2024 года.

Consulate General of the Russian Federation in Toronto указывает, что Россия и Канада участвуют в Гаагской конвенции об апостиле и что документы, аутентифицированные апостилем страны-участницы, освобождаются от дальнейшего консульского удостоверения в рамках Конвенции.

Это означает, что процедура апостилирования существенно изменила порядок оформления соответствующих канадских документов, предназначенных для России.

Пример: канадское свидетельство о браке для российской консульской процедуры

Гражданину России, проживающему в Онтарио, может потребоваться канадское свидетельство о браке для подтверждения изменения фамилии или семейного положения.

Consulate General of the Russian Federation in Toronto в настоящее время указывает в нескольких своих консульских инструкциях, что некоторые канадские документы актов гражданского состояния, используемые для российских процедур, должны быть апостилированы.

В зависимости от процедуры также может потребоваться перевод на русский язык, а сам перевод может потребовать заверения способом, приемлемым по российским требованиям.

Точные консульские инструкции для конкретной сделки следует проверить до подготовки документа.

Пример: доверенность Онтарио для использования в России

Предположим, жителю Торонто необходимо уполномочить кого-либо в России заниматься имуществом, наследством или другой сделкой.

Возможный порядок:

1. Получите текст, согласованный российским адвокатом, нотариусом или организацией, получающей документ.
2. При необходимости оформите документ перед нотариусом Онтарио.
3. Получите апостиль Онтарио на соответствующий нотариально заверенный документ.
4. Организуйте перевод на русский язык и любое заверение, требуемое получателем.
5. Передайте оформленный пакет документов в Россию.

Руководство Russian Consulate General по апостилю объясняет, что для соответствующих документов между участниками Конвенции апостиль заменяет консульскую легализацию.

Может ли Онтарио апостилировать российское свидетельство о рождении или другой российский официальный документ?

Как правило, нет.

Российское свидетельство о рождении остается российским официальным документом, даже если его владелец живет в Онтарио.

Руководство Russian Consulate General объясняет, что апостиль проставляется в стране, где документ был первоначально выдан. В качестве примера указано, что российское свидетельство о рождении должно быть апостилировано в России.

Правила Онтарио аналогично указывают, что официальные документы, выданные за рубежом, обычно не подлежат аутентификации в Онтарио.

Этот принцип также применяется ко многим другим иностранным документам.

Проживание в Онтарио не меняет страну, которая выдала ваш оригинальный официальный документ.

Украинские и российские документы: практическое сравнение

Эти примеры описывают только путь аутентификации. Принимающее учреждение может устанавливать дополнительные требования по существу.

Что делать, если мой документ составлен на украинском, русском или другом языке?

Онтарио имеет специальные правила для документов на языках, отличных от английского или французского, которые подаются на аутентификацию.

В настоящее время Онтарио указывает, что соответствующие документы, выданные в Канаде на другом языке, должны соответствовать требованиям, которые могут включать:

• выдачу документа в Канаде
• нотариальное заверение нотариусом Онтарио
• приложенный перевод

Онтарио признает варианты перевода, включая перевод, выполненный сертифицированным канадским переводчиком, или, в соответствующем случае, подтверждение квалифицированного нотариуса Онтарио, владеющего соответствующими языками и удостоверяющего точность перевода.

Точные действующие требования изложены на странице Онтарио по аутентификации документов.

Не следует считать, что достаточно просто приложить неофициальный перевод.

Нужно ли переводить сам апостиль?

Необходимость перевода апостиля, основного документа или обоих документов в значительной степени определяется правилами страны назначения и требованиями принимающего учреждения.

Apostille Convention устанавливает стандартизированный сертификат, что упрощает его международное признание, но не мешает принимающему органу требовать перевод основного документа для своей процедуры.

Для Украины, России и других стран, где английский не является основным языком, всегда уточняйте, требует ли получатель:

• перевод документа
• перевод апостиля
• заверенный перевод
• нотариально заверенный перевод
• перевод, выполненный в стране назначения
• перевод, выполненный переводчиком определенной категории

Имеет ли апостиль срок действия?

Правительство Канады в настоящее время указывает, что апостили и сертификаты аутентификации, которые оно выдает, не имеют собственного установленного срока действия.

Однако это не означает, что основной документ будет приниматься бессрочно.

Например, иностранный орган может потребовать:

• справку о судимости, выданную в течение последних трех или шести месяцев
• недавний корпоративный поиск
• недавно выданный документ актов гражданского состояния
• действующую профессиональную лицензию
• недавно оформленную доверенность

Возраст основного документа и действительность апостиля — это отдельные вопросы.

Какие документы часто апостилируют в Онтарио?

Запросы на апостиль в Онтарио могут возникать практически во всех сферах личной и коммерческой жизни.

К распространенным примерам относятся:

• свидетельства о рождении
• свидетельства о браке
• свидетельства о смерти
• свидетельства об изменении имени
• Certificates of Divorce
• судебные приказы
• судебные решения
• университетские дипломы
• документы о присвоении степени
• академические выписки
• доверенности
• заверенные верные копии
• письма-согласия
• корпоративные документы
• записи бизнес-реестров
• декларации
• профессиональные документы
• некоторые нотариально заверенные соглашения
• документы, связанные с наследованием
• документы, связанные с недвижимостью за границей

Требования к соответствию и подготовке различаются в зависимости от типа документа.

Апостиль на свидетельство о рождении

Свидетельство о рождении может потребоваться за границей для:

• гражданства
• иммиграции
• регистрации брака
• регистрации ребенка
• наследования
• образования
• воссоединения семьи
• пенсионных вопросов
• проживания за границей

Документы актов гражданского состояния, выданные в Онтарио, могут соответствовать требованиям для прямой аутентификации.

Иностранный получатель может прямо потребовать полную форму или версию с информацией о родителях, а не другой вид сертификата. Процедура апостилирования не определяет, какая именно версия требуется для вашей иностранной процедуры.

Сначала уточните.

Апостиль на свидетельство о браке

Свидетельства о браке часто апостилируют для:

• регистрации брака за границей
• изменения фамилии
• иммиграции
• гражданства
• пенсионных требований
• наследования
• вопросов недвижимости за границей
• семейно-правовых процедур

Будьте внимательны и не путайте выданное государственным органом свидетельство о браке с разрешением на брак, церковным свидетельством или другим памятным документом.

Иностранный орган может потребовать конкретный документ, выданный государственным органом.

Апостиль на свидетельство о смерти

Свидетельства о смерти могут использоваться за границей для:

• наследования
• оформления наследства
• передачи имущества
• банковских счетов
• прекращения пенсионных выплат
• страховых требований
• регистрации актов гражданского состояния

Документ похоронного бюро и свидетельство о смерти, выданное провинциальным государственным органом, не обязательно взаимозаменяемы для целей аутентификации.

Уточните требуемый документ у иностранного получателя.

Апостиль на диплом или документ о присвоении степени

Образовательные документы могут потребоваться для:

• профессионального лицензирования
• трудоустройства
• последипломного обучения
• иммиграции
• признания квалификаций
• преподавания за границей
• регулируемых профессий

Соответствующие документы о присвоении степени, дипломы и академические выписки государственных учреждений послесреднего образования Онтарио, выданные с 1 января 2019 года, могут соответствовать требованиям для прямой аутентификации согласно действующим правилам Онтарио.

Для более старых документов или документов частных учреждений могут применяться другие процедуры.

Апостиль на академическую выписку

К академическим выпискам особенно часто применяются правила конкретного получателя.

Университет, лицензирующий орган или организация по оценке квалификаций может потребовать, чтобы академическая выписка была:

• отправлена непосредственно университетом
• вложена в запечатанный конверт
• передана электронным способом
• апостилирована
• нотариально заверена и апостилирована
• выдана недавно

Не вскрывайте запечатанный академический пакет только ради получения апостиля, не проверив сначала требования учреждения.

Апостиль на судебный приказ или документ о разводе

Судебные документы могут потребоваться за границей для:

• повторного брака
• исполнения
• признания развода
• вопросов опеки
• иммиграции
• гражданства
• судебных разбирательств за границей
• наследования

Правила Онтарио о прямой аутентификации частично зависят от даты выдачи судебного документа.

Используйте актуальное руководство Онтарио, чтобы определить, можно ли аутентифицировать документ напрямую или его необходимо сначала нотариально заверить либо получить повторно.

Апостиль на доверенность

Доверенность — классический пример частного юридического документа, который может требовать нотариального действия в Онтарио до апостилирования.

Самое важное практическое правило:

Получите формулировки, требуемые иностранным получателем, до подписания.

Канадский нотариус может нотариально удостоверить подписание там, где это юридически допустимо, но роль нотариуса в процедуре аутентификации автоматически не включает составление документа или подтверждение достаточности полномочий по иностранному праву.

Иностранный орган по вопросам недвижимости может требовать конкретные полномочия в отношении:

• продажи
• покупки
• дарения
• регистрации
• банковских счетов
• налоговых органов
• муниципальных органов
• коммунальных услуг
• наследования
• судебных споров
• представительства перед нотариусом

Отсутствие необходимого полномочия может сделать документ непригодным для использования, даже если он был безупречно нотариально заверен и апостилирован.

Апостиль на письмо-согласие на поездку

Иногда от родителей могут потребовать официальные документы о согласии на поездку, проживание, учебу ребенка или прохождение им административных процедур за границей.

Если иностранный орган требует документ о согласии с апостилем, документ может потребовать подписания перед нотариусом и последующей аутентификации.

Однако не каждое обычное канадское письмо-согласие на поездку ребенка требует апостиля.

Уточните у авиакомпании, пограничного органа, иностранного консульства или получателя, что именно требуется.

Апостиль на корпоративные документы

В международных коммерческих сделках апостиль может требоваться на таких документах, как:

• корпоративные решения
• свидетельства о регистрации корпорации
• учредительные документы
• доверенности
• сертификаты директоров или должностных лиц
• документы о полномочиях на подписание
• записи бизнес-реестров
• декларации

Некоторые записи реестров Онтарио соответствуют требованиям для прямой аутентификации. Частные корпоративные документы могут потребовать нотариального заверения.

Точный порядок зависит от документа.

Какие документы обычно не могут быть аутентифицированы Онтарио?

Онтарио выделяет несколько категорий, которые не соответствуют требованиям его процедуры аутентификации.

В настоящее время к примерам относятся:

• документы, выданные за пределами Канады, за исключением узкого случая, связанного с нотариальным удостоверением подписей в Онтарио
• документы, только принятые уполномоченным по принятию аффидевитов
• некоторые религиозные документы
• документы, уже прошедшие определенные процедуры легализации
• псевдоюридические или мошеннические документы

Онтарио также требует подавать документы для аутентификации в бумажной форме. Электронные документы в цифровом формате не аутентифицируются через ODS в рамках действующей процедуры.

Можно ли отправить PDF для апостиля?

PDF-файл на телефоне или компьютере не становится автоматически пригодным для апостилирования только потому, что выглядит официальным.

В настоящее время Онтарио требует бумажный документ для процедуры аутентификации.

Если исходный документ был создан в электронном виде, определите:

• доступна ли официальная бумажная версия
• содержит ли распечатанная версия проверяемую официальную подпись
• требуется ли нотариальное заверение
• может ли выдавший орган предоставить документ, пригодный для аутентификации

Не распечатывайте произвольный PDF-файл и не считайте, что он автоматически стал соответствующим официальным документом.

Можно ли апостилировать ламинированный документ?

Ламинирование может создавать проблемы при аутентификации, поскольку оно может мешать проверке печатей, штампов, подписей или физическому осмотру.

Global Affairs Canada прямо относит ламинированные документы к документам, которые могут не соответствовать федеральным требованиям к аутентификации.

Если документ ламинирован, перед его отправкой проверьте требования соответствующего компетентного органа.

Процедура апостилирования в Онтарио шаг за шагом

Шаг 1: Спросите иностранного получателя, что именно он требует

Сделайте это до нотариального заверения.

Спросите:

• Требуется ли оригинал документа?
• Допустима ли заверенная копия?
• Должен ли документ быть нотариально заверен?
• Требуется ли апостиль?
• Требуется ли перевод?
• Нужно ли отдельно заверять перевод?
• Есть ли требование к давности документа?
• Нужны ли все страницы?
• Требуется ли конкретная форма или формулировка?

Шаг 2: Определите, где был выдан документ

Определите, является ли документ:

• выданным в Онтарио
• выданным Government of Canada
• выданным в другой провинции
• выданным за пределами Канады

Это может определить компетентный орган.

Шаг 3: Определите, требуется ли нотариальное заверение

Некоторые официальные документы Онтарио можно подавать напрямую.

Другие сначала требуют нотариального действия в Онтарио.

Не платите за ненужное нотариальное заверение.

Шаг 4: Надлежащим образом выполните требуемое нотариальное заверение

Если нотариальное заверение требуется, убедитесь, что нотариус знает, что документ предназначен для апостилирования.

Правительство Онтарио должно иметь возможность проверить подпись и печать нотариуса по своим записям.

Шаг 5: Решите вопрос с переводом

Если документ составлен не на английском или французском языке, до подачи определите требования Онтарио к переводу.

Отдельно определите, какой перевод требует страна назначения.

Это могут быть два разных вопроса.

Шаг 6: Подайте документ в надлежащий компетентный орган

Для соответствующего документа Онтарио это обычно Ontario Official Documents Services.

Для соответствующего федерального документа это может быть Global Affairs Canada.

Шаг 7: Получите апостиль

Компетентный орган проверяет соответствующую подпись и печать или штамп и прикрепляет или выдает сертификат апостиля.

Шаг 8: Выполните требования страны назначения

В зависимости от страны и сделки они могут включать:

• перевод
• регистрацию
• подачу нотариусу
• подачу в суд
• подачу в орган регистрации актов гражданского состояния
• подачу в банк
• подачу профессиональному регулятору

Апостиль часто является важным этапом, но может быть не последним.

Сколько стоит апостиль в Онтарио?

Размер государственных сборов Онтарио зависит от типа аутентифицируемого документа.

По состоянию на сентябрь 2026 года опубликованный тариф Онтарио включает следующие сборы:

Это государственные сборы за аутентификацию, которые не обязательно включают:

• нотариальные сборы
• оплату за заверенные копии
• оплату перевода
• печать
• курьерские расходы
• повторное получение сертификатов
• оплату услуг иностранных специалистов

Размер сборов может меняться. Перед подачей проверьте актуальную сумму на странице Правительства Онтарио по аутентификации.

Сколько времени занимает получение апостиля в Онтарио?

Срок обработки зависит от способа подачи запроса, типа документа и текущей загруженности государственного органа.

Опубликованная информация Онтарио в настоящее время указывает, что запросы, отправленные по почте, обычно обрабатываются примерно в течение 15 рабочих дней после получения документов ODS, при условии полноты документов и успешной проверки.

Онтарио также предлагает варианты личной подачи. Правительство отмечает, что обстоятельства обработки могут различаться для некоторых документов, включая отдельные документы, выданные судами.

Не воспринимайте общий ориентировочный срок обработки как гарантию.

Предусмотрите дополнительное время для:

• нотариального заверения
• получения документов на замену
• переводов
• почтовой или курьерской доставки
• процедур в стране назначения

Предлагает ли Онтарио онлайн-апостиль?

Онтарио предоставляет онлайн-портал для некоторых частей процесса подачи и проверки соответствия, однако в настоящее время правительство требует представить сам документ в бумажной форме для аутентификации.

Следовательно, онлайн-процесс не означает, что электронный PDF получает полностью цифровой апостиль без подачи требуемого физического документа.

Можно ли проверить апостиль Онтарио?

Онтарио предоставляет механизм проверки выданных им апостилей.

Правительство Онтарио указывает, что для проверки требуется такая информация, как номер апостиля и дата его выдачи.

Онлайн-проверка апостилей становится все более важной на международном уровне, поскольку позволяет принимающим организациям проверить, действительно ли апостиль был выдан указанным компетентным органом.

Как выглядит сертификат апостиля?

Форма стандартизирована Гаагской конвенцией и содержит заголовок Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961).

Сертификат содержит, в частности, следующую информацию:

• страна
• лицо, подписавшее официальный документ
• статус, в котором действовало это лицо
• печать или штамп, где применимо
• место удостоверения
• дата
• орган, выдавший апостиль
• номер апостиля
• официальная печать или штамп
• подпись

Апостиль может быть прикреплен к основному документу как отдельный сертификат.

Является ли апостиль тем же самым, что легализация документа в посольстве?

Нет.

При традиционной системе легализации документ, аутентифицированный в Канаде, затем мог потребовать представления в посольство или консульство страны назначения для легализации.

Apostille Convention обычно устраняет это требование легализации между странами, к которым применяется Конвенция.

Это основная цель Конвенции.

Однако посольство или консульство все еще может иметь отдельные процедурные требования к консульской услуге, которую вы запрашиваете. Отмена консульской легализации не означает, что у иностранных консульств вообще отсутствуют требования к документам.

Почему некоторые сайты до сих пор советуют аутентифицировать и легализовать документ?

Есть несколько возможных причин:

• страница не обновлялась после присоединения Канады к Конвенции
• страна назначения не входит в соответствующие отношения в рамках Apostille Convention
• документ не подпадает под действие Конвенции
• процедура включает другое консульское требование
• терминология используется неточно

Для канадских документов информация, опубликованная до 11 января 2024 года, может описывать прежнюю систему.

Всегда проверяйте дату публикации и действующие государственные инструкции.

Что делать, если у меня уже есть старый канадский штамп аутентификации?

Global Affairs Canada объясняет, что после присоединения Канады страны-участницы Apostille Convention обычно ожидают аутентификацию в форме апостиля.

Поэтому документ со старым красным канадским штампом аутентификации может потребовать повторной подачи в чистом виде для получения нового апостиля, если теперь он используется в стране-участнице Конвенции.

Для страны вне Конвенции более старые аутентификации могут рассматриваться иначе.

Уточните это до замены документа.

Распространенные ошибки при апостилировании

Ошибка 1: Не проверить требования страны назначения

Даже безупречный апостиль не исправит ситуацию, если получатель вообще не запрашивал этот документ.

Ошибка 2: Без необходимости нотариально заверять каждый документ

Некоторые официальные документы Онтарио соответствуют требованиям для прямой аутентификации.

Ошибка 3: Отправить документ Онтарио не в тот государственный орган

Документы Онтарио, федеральные документы и документы других провинций могут иметь разные компетентные органы.

Ошибка 4: Пытаться апостилировать иностранный официальный документ в Онтарио

Онтарио обычно не может апостилировать исходный официальный документ иностранного государственного органа.

Ошибка 5: Обратиться к уполномоченному, когда требуется международное нотариальное действие

Документ, принятый уполномоченным, и нотариально заверенный документ не являются автоматически эквивалентными для аутентификации в Онтарио.

Ошибка 6: Дистанционное нотариальное заверение

В настоящее время Онтарио указывает, что дистанционное нотариальное заверение в соответствии с Notaries Act не разрешено и что документы, нотариально заверенные дистанционно, не будут апостилированы ODS.

Ошибка 7: Игнорировать требования к переводу

Апостиль не отменяет языковые требования страны назначения.

Ошибка 8: Подписать документ слишком рано

Документ, подпись на котором должна быть засвидетельствована нотариусом, обычно не следует подписывать заранее, если специалист, сопровождающий дело, не подтвердил иное.

Ошибка 9: Использовать неправильную версию документа актов гражданского состояния

Получатель может требовать конкретную версию, выданную государственным органом.

Ошибка 10: Считать, что апостиль подтверждает юридическое содержание документа

Аутентификация и юридическая действительность документа по существу — отдельные вопросы.

Контрольный список перед обращением к нотариусу за апостилем

Перед приемом постарайтесь ответить на следующие вопросы:

1. Какая страна будет получать документ?
2. Какая организация в этой стране будет его получать?
3. Какой именно документ запросил получатель?
4. Требует ли получатель оригинал или подойдет заверенная копия?
5. Требует ли документ нотариального заверения?
6. Нужно ли подписывать документ перед нотариусом?
7. Нужно ли включать каждую страницу?
8. Требуется ли перевод документа?
9. Кто имеет право выполнять перевод?
10. Устанавливает ли получатель требование к дате или давности документа?
11. Документ выдан в Онтарио, федеральным органом или за рубежом?
12. Какой компетентный орган должен выдать апостиль?

Пятиминутная проверка до нотариального заверения может предотвратить дни или недели ненужной работы впоследствии.

Часто задаваемые вопросы об апостилях в Онтарио

Что такое апостиль простыми словами?

Апостиль — это выдаваемый государственным органом сертификат аутентификации, который упрощает признание соответствующего официального документа из одной страны-участницы Гаагской конвенции об апостиле в другой стране-участнице.

Является ли апостиль нотариальным штампом?

Нет. Нотариус может совершить нотариальное действие, благодаря которому некоторые документы становятся пригодными для государственной аутентификации, но сам апостиль выдается назначенным государственным компетентным органом.

Может ли нотариус выдать апостиль Онтарио?

Нет. Апостили Онтарио выдаются назначенным провинциальным компетентным органом, а не отдельными нотариусами.

Нужен ли мне нотариус до получения апостиля?

Иногда.

Частные и некоторые другие документы могут требовать нотариального заверения. Несколько категорий официальных документов Онтарио могут подлежать прямой аутентификации без предварительного нотариального заверения.

Можно ли получить апостиль на свидетельство о рождении Онтарио?

Соответствующие документы актов гражданского состояния Онтарио обычно можно подать через процедуру аутентификации Онтарио. Уточните, какую именно версию свидетельства о рождении требует иностранный получатель.

Можно ли апостилировать свидетельство о браке Онтарио?

Да, соответствующее свидетельство о браке Онтарио, выданное государственным органом, может подлежать аутентификации и апостилированию, если страна назначения охватывается Конвенцией.

Можно ли апостилировать канадский паспорт?

Аутентификация документов, связанных с паспортом, может иметь специальные требования. Не следует считать, что нотариальная копия будет приемлемой. Уточните требуемый формат у иностранного получателя и компетентного канадского органа.

Можно ли апостилировать канадское водительское удостоверение?

Надлежащая процедура зависит от требований иностранного получателя. Иногда может использоваться нотариально заверенная копия, но до оформления следует подтвердить, что страна назначения ее принимает.

Можно ли апостилировать доверенность?

Надлежащим образом подготовленная и нотариально заверенная доверенность Онтарио может соответствовать требованиям для аутентификации и апостилирования в Онтарио. Иностранный получатель должен подтвердить формулировки и формальные требования до подписания.

Можно ли апостилировать диплом?

Соответствующие документы о присвоении степени и дипломы государственных учреждений послесреднего образования Онтарио, выданные с 1 января 2019 года, могут подлежать прямой аутентификации в Онтарио. К другим образовательным документам могут применяться иные требования.

Можно ли апостилировать судебный документ?

Да, соответствующие судебные документы Онтарио могут быть аутентифицированы. Необходимость нотариального заверения частично зависит от документа и даты его выдачи.

Можно ли апостилировать справку RCMP о судимости в Онтарио?

Документ RCMP является федеральным документом Government of Canada, поэтому для оригинального федерального документа соответствующим компетентным органом обычно является Global Affairs Canada. Всегда проверяйте действующие федеральные требования.

Может ли Онтарио апостилировать украинское свидетельство о рождении?

Онтарио обычно не аутентифицирует официальные документы, выданные за границей. Украинский официальный документ обычно требует апостиля через компетентный украинский орган.

Может ли Онтарио апостилировать российское свидетельство о рождении?

Как правило, нет. Российский официальный документ обычно апостилируется соответствующим компетентным органом в России.

Нужен ли апостиль на канадские документы для Украины?

Когда украинский получатель требует аутентификацию, соответствующий канадский официальный документ обычно может пройти процедуру апостилирования, поскольку и Канада, и Украина участвуют в Гаагской конвенции об апостиле. Уточните требования конкретного украинского получателя к документу и переводу.

Нужна ли консульская легализация канадских документов для России после апостиля?

Consulate General of the Russian Federation in Toronto указывает, что Россия и Канада участвуют в Apostille Convention и что документ с апостилем, охватываемый Конвенцией, не требует дальнейшей консульской легализации. При этом могут применяться отдельные требования к переводу или конкретной процедуре.

Нужно ли переводить мой канадский документ для Украины?

Возможно. Апостиль не заменяет перевод. Уточните требования к переводу у украинского органа, который будет получать документ.

Нужно ли переводить мой канадский документ для России?

Во многих процедурах российские органы обычно требуют переводы иностранных документов на русский язык. Требуемый переводчик и способ заверения зависят от конкретной российской процедуры.

Можно ли получить апостиль на фотокопию?

Возможно, если соответствующая нотариально заверенная копия является приемлемой и соответствует требованиям для аутентификации. Однако для некоторых категорий документов требуется оригинал или копия, заверенная выдавшим органом. Сначала уточните.

Можно ли использовать заверенную копию с апостилем вместо оригинала диплома?

Иногда. Global Affairs Canada отмечает, что заверенная копия может быть полезна, если человек хочет сохранить оригинал документа, но страна назначения должна принимать формат заверенной копии.

Подтверждает ли апостиль подлинность документа?

Он аутентифицирует соответствующую официальную подпись, статус лица и печать или штамп. Обычно он не проверяет каждый факт, лежащий в основе документа.

Делает ли апостиль договор юридически действительным за границей?

Нет. Он не определяет, подлежит ли договор принудительному исполнению или является ли он юридически достаточным по иностранному праву.

Гарантирует ли апостиль принятие документа?

Нет. Принимающий орган сам решает, соответствует ли документ его материальным и процедурным требованиям.

Имеет ли апостиль срок действия?

Сам сертификат апостиля обычно не имеет встроенного срока действия, но принимающий орган может требовать, чтобы основной документ был выдан недавно.

Может ли апостилированный документ быть отклонен?

Принимающий орган может отклонить документ по причинам, не связанным с самим апостилем, например из-за использования неправильного документа, отсутствия перевода, истечения срока действия основного документа или несоблюдения требования конкретной процедуры.

Можно ли просто прийти в ServiceOntario и получить апостиль?

В настоящее время Онтарио предусматривает возможность личной подачи в определенных местах, но перед посещением на официальной странице Онтарио следует проверить доступность услуги, необходимость записи, способ обработки и соответствие документа требованиям.

Можно ли отправить документ по почте в Онтарио для получения апостиля?

Да. Онтарио предусматривает процедуру подачи по почте через Official Documents Services. Актуальные формы, сборы, способы оплаты и почтовые инструкции следует проверить непосредственно перед подачей.

Можно ли вместо этого отправить в Онтарио скан по электронной почте?

В настоящее время Онтарио требует бумажные документы для аутентификации. Сам по себе цифровой скан не аутентифицируется через процедуру ODS.

Сколько апостилей мне нужно?

Онтарио указывает, что сертификат аутентификации или апостиль выдается для каждого запроса по документу. Являются ли несколько страниц одним документом или несколькими отдельными документами, зависит от самих документов и структуры подачи. Уточните это до подачи большого пакета.

Полезный способ понять процесс

Есть четыре отдельных вопроса:

1. Это правильный документ?
2. Требует ли он нотариального действия?
3. Какой государственный орган его аутентифицирует?
4. Что требует иностранный получатель после аутентификации?

Многие проблемы с апостилем возникают потому, что люди начинают с третьего вопроса и пропускают первый и второй.

Пример: канадский документ для наследственного дела в Украине

Рассмотрим такую ситуацию.

Олена живет в Скарборо. Ее отец умер в Украине, и ей необходимо участвовать в наследственном деле там.

Украинский нотариус требует доверенность и подтверждение изменения имени Олены в Канаде.

Разумный порядок может включать:

1. Украинский нотариус подтверждает точный текст доверенности.
2. Олена получает необходимый документ Онтарио об изменении имени или браке в требуемой форме.
3. Доверенность оформляется перед нотариусом Онтарио.
4. На доверенность получается апостиль Онтарио.
5. Соответствующий документ актов гражданского состояния Онтарио, если применимо, проходит правильную процедуру прямой аутентификации.
6. Требуемые переводы на украинский язык выполняются способом, который требует украинский нотариус.
7. Документы отправляются в Украину.

Обратите внимание, что два документа в рамках одного дела могут пройти разные процедуры подготовки до того, как попадут в один и тот же орган по апостилированию.

Пример: канадские документы для российской процедуры по гражданству или паспорту

Гражданина России, проживающего в Торонто, российское консульское учреждение может попросить подтвердить брак, развод или изменение имени, произошедшие в Канаде.

Соответствующий канадский документ актов гражданского состояния может потребовать апостиля и перевода на русский язык, соответствующего консульским инструкциям.

Consulate General of the Russian Federation in Toronto в настоящее время публикует руководство, согласно которому канадские документы по таким вопросам, как изменение имени, могут требовать апостиля для российских консульских процедур.

Лицо должно следовать действующим инструкциям именно для конкретной консульской услуги, а не общему контрольному списку по апостилю из другой сделки.

Пример: открытие бизнеса за границей

Корпорация Онтарио хочет зарегистрировать филиал в другой стране-участнице Конвенции.

Иностранный корпоративный реестр требует:

• учредительные документы корпорации
• недавнюю выписку из корпоративного реестра
• решение совета директоров о назначении местного представителя
• доверенность

Не все эти документы обязательно будут проходить одну и ту же процедуру.

Документы реестра Онтарио могут соответствовать требованиям для прямой аутентификации, в то время как частное решение или доверенность могут потребовать нотариального заверения до апостилирования.

Именно поэтому важно проверять каждый документ отдельно.

Пример: учеба за границей

Выпускник государственного университета Онтарио принят на иностранную программу последипломного обучения.

Иностранный университет требует:

• диплом
• академическую выписку
• апостиль
• заверенный перевод

Диплом и академическая выписка могут подлежать прямой аутентификации в Онтарио, если соответствуют критериям для послесреднего образования. Однако иностранный университет также может потребовать, чтобы академическая выписка поступила непосредственно от университета, который ее выдал.

Может потребоваться выполнить оба требования.

Апостиль не отменяет правила приема в университет.

Почему инструкции получателя важнее контрольных списков в интернете

Ни один универсальный контрольный список не может точно определить для каждого заявителя, какой документ примет иностранная организация.

Два человека, использующие на первый взгляд одинаковые свидетельства о рождении Онтарио, могут получить разные инструкции, потому что один документ нужен для:

• заявления на гражданство

а другой для:

• наследования
• брака
• регистрации в школе
• иммиграции
• регистрации имущества

Аналогично, два учреждения в одной стране могут иметь разные процедурные требования.

Наиболее безопасная последовательность:

Сначала требования получателя, затем подготовка документа, и только потом апостиль.

Как избежать двойной оплаты

Перед получением любой услуги отправьте принимающей организации короткий письменный вопрос:

У меня есть канадский документ, выданный в Онтарио. Вам нужен оригинал документа, выданного государственным органом, с апостилем, или вы примете нотариально заверенную верную копию с апостилем? Также, пожалуйста, подтвердите ваши требования к переводу.

Один этот вопрос может помочь избежать ненужного нотариального заверения, повторного получения сертификатов, дублирования апостилей и курьерских расходов.

Примечание об онлайн-информации и устаревших инструкциях

Канадская система апостилирования является относительно новой.

Любое руководство, которое до сих пор утверждает, что каждый канадский документ сначала нужно направить в Global Affairs Canada, а затем в иностранное консульство, может описывать систему, действовавшую до 11 января 2024 года.

Аналогично, старые страницы могут содержать устаревшие адреса для подачи документов в Онтарио или старые размеры сборов.

Для получения актуальной информации отдавайте приоритет:

1. Government of Ontario
2. Global Affairs Canada
3. HCCH
4. официальному иностранному посольству или консульству
5. фактической организации, которая будет получать ваш документ

Итоговое практическое резюме

Если вам говорят: «Вам нужен апостиль», не следует сразу идти к нотариусу или отправлять документ в Оттаву.

Сначала определите:

• какой именно документ требуется
• где он был выдан
• требует ли он нотариального заверения
• какой канадский компетентный орган им занимается
• входит ли страна назначения в Гаагскую конвенцию об апостиле
• требуется ли перевод
• есть ли у иностранного получателя дополнительные правила

Для многих жителей Онтарио процесс теперь значительно проще, чем был до 11 января 2024 года.

Соответствующий официальный документ Онтарио часто можно подать непосредственно в компетентный орган Онтарио. Частный документ может сначала потребовать нотариального действия в Онтарио. Соответствующий федеральный документ может относиться к компетенции Global Affairs Canada. Украинский или российский официальный документ обычно остается в компетенции соответствующего органа страны, где он был выдан.

Понимание этого различия является ключом к правильному прохождению процедуры апостилирования.

Официальные источники и дополнительные материалы